Электронный документооборот: почему не работает?

02.11.2014

Избавляясь от бумажных документов, мы рассчитываем сэкономить не только деньги, но и время, и силы. Переводя документы в электронные, совершаем титанический труд.

Раз бумажка, два бумажка…

Горы бумаг «помещаются» внутри сервера. Не надо бегать с приказами по кабинетам, без конца покупать офисную бумагу, тратиться на краску в принтеры. Мечта, а не бизнес.

Однако то ли работоспособность системы документооборота не отлажена окончательно, то ли еще по какой-то причине, но работа стоит, бизнес захлебывается в электронных документах.

И куда же это положили?

Самая распространенная проблема. Документы все время где-то теряются. Пресловутый человеческий фактор сводит на нет все плюсы электронной системы.

Поручение дано, результата нет

Та легкость, с которой создаются электронные поручения, сыграла против исполнителей. Создается поручение быстро, отправляется еще быстрее, а выполняется по старому, в том темпе, в котором и раньше. Создается иллюзия, что скорость документооборота в электронном виде должна распространяться на всю работу организации. На деле все поручения выполняются с прежней скоростью. Отсюда – огромное количество невыполненных дел.

Документов столько же, а работы больше

У электронных документов есть один существенный недостаток – с ними могут работать несколько сотрудников. Бумажный пакет документов к примеру, передается исполнителю для работы. И никто иной к нему доступа не имеет. И работа совершена, как требует руководитель. Электронный документ находится в общем пользовании, то есть как будто у него бессчетное количество копий. И каждый работает со своей.

Есть ли жизнь после электронки?

Но свои преимущества в переходе на электронные документы все же есть. Отработанные механизмы придут с опытом. Любой сотрудник может «взять» любой имеющийся документ. Ознакомиться с тем опытом, который уже существует. Даже новички могут пользоваться тем, что уже наработано. Нет необходимости давать поручение ввести в курс дела нового сотрудника. Опираясь на существующий опыт способный работник сможет усовершенствовать процесс.