Как проверить главного бухгалтера?

Наша практика общения с руководителями российских компаний, относящихся к малому и среднему бизнесу, показывает, что принципиально есть две категории руководителей: те, кто буквально руками и ногами отмахивается от каких-то знаний по или про бухгалтерский учет («есть бухгалтер, пусть он и занимается», «у меня свой управленческий учет, что в бухгалтерском – неважно» и т.п.), и тех, кто сознательно вникает в данные бухгалтерского учета и даже пытается проверять и контролировать бухгалтера.
Какой подход правильный? – Разумеется, четкого ответа нет.

Мы же понимаем, что руководитель не может заниматься всеми участками в своей организации, тем более что есть люди со специальным образованием – бухгалтеры. Но если совсем забыть про такое понятие как бухгалтерский и налоговый учет, то вероятны неприятные последствия.

Практика показывает, что большинство руководителей рано или поздно сталкиваются с проблемами, которые возникли в связи или благодаря деятельности главного бухгалтера. Масштабы бедствия могут быть различны: от небольших штрафов до огромных налоговых санкций, от маленьких приписок в денежных документах до кражи значительных сумм, от не сдачи отчетности до уничтожения бухгалтерских баз данных и/или первичных документов. Перечень можно продолжить.

Чаще всего обнаружение «последствий трудовой деятельности» бухгалтера заканчивается тем, что бухгалтер пишет заявление об увольнении и отправляется к новым свершениям у нового работодателя, а расхлебывать заваренную им кашу приходится руководителям и владельцам организации.

Но, пожалуй, мы опять нагнетаем обстановку. Так что, нельзя доверять никому? – Можно! При этом, не забывая старую поговорку «Доверяй, но проверяй».

Сложность ситуации в том, что проверить качество работы специалиста – не важно, в какой области – может только специалист, имеющий квалификацию выше или равную, чем у проверяемого им лица.

Главный бухгалтер в большинстве предприятий оказывается в исключительно выгодной для него ситуации: проверить его работу часто просто некому.

Мы не будем говорить о желательности аудита, или проверке бухучета, или о проверке расчета налогов, – это общеизвестно, это отличный вариант решения задачи, но не всегда возможный в силу самых разных причин.

Руководитель, наверняка, и сам понимает, что основная причина возникновения многих проблем – отсутствие контроля над деятельностью сотрудников бухгалтерии.

К сожалению, формат статьи не позволяет продемонстрировать практические действия на примере «живых» документов и ситуаций. Тем не менее, рассмотрим основные мероприятия, которые можно сделать в любой организации, и проанализируем возможные выводы из полученных результатов их выполнения.

Прежде всего, следует помнить, что система контроля базируется на следующих принципах:

• система должна предупреждать ошибки (профилактика);
• система должна быть понятна руководителю (прозрачность);
• система должна быть удобной и экономной в используемых ресурсах (не тратить много ресурсов на ее поддержание);
• контроль должен быть систематическим;
• и, внимание – самое главное: главный бухгалтер должен знать, что его работа контролируется.

Однако прежде чем приступать к организации системы контроля, а уж тем более, анализу результатов, руководитель должен ответить на самые важные вопросы: с какой целью я хочу проверить главного бухгалтера, и, что я буду делать, если в результате проверки вскроется, что...?

Ответили? – Тогда поговорим о том, как и что проверять.

Стоит отметить, что «узкие» места в бухгалтерии у многих компаний практически одинаковые или, можно сказать, традиционные:

1. Неорганизованный документооборот;
2. Ненадлежащая квалификация главного бухгалтера или бухгалтера.

Начнем с первой проблемы.

На практике, проводя аудит или консультируя бухгалтеров мы часто слышим одни и те же жалобы: «никому нет дела до документов», «накладные лежат в столах у закупщиков и их не найти», «акты потеряли», «директор сказал, что с документами нам самим надо разбираться» и т.п.

И это – правда. Зачастую руководители не находят времени, или желания, или не видят необходимости помогать в организации документооборота, а самой бухгалтерии не хватает полномочий, чтобы решить все вопросы.

Конечно, руководитель компании не должен сам заниматься организацией документооборота, но утвердить график движения документов и ответственность за его неисполнение – безусловно, задача руководителя. И применение ответственности за нарушение работы с документами ко всем без исключения категориям сотрудников – тоже задача руководителя.

Для этого можно сделать ряд шагов:
1. Попросить у бухгалтера папку с бухгалтерской и налоговой отчетностью. Если такая папка есть, да еще и отчеты в ней разложены в хронологическом порядке – хорошо, ставим первый «плюсик»;
2. Запросить в бухгалтерии папку с актами (или товарными накладными) за месяц, который уже давно завершился. Например, при проверке в мае 2016 года, попросить папку с первичными документами за март 2016 года.
Если такой папки нет, или она составлена за неполный месяц, или в папке много сканированных копий документов, которые пришли по электронной почте, но нет оригиналов – это повод начать разбираться, почему документов не хватает, и кто несет ответственность за их наличие;
3. Можно пойти и по более сложному алгоритму:

• попросите бухгалтера предоставить банковские выписки за последний квартал;
• выберите из всех платежей один, например, оплату Вашему поставщику товаров;
• потребуйте от бухгалтера предоставить все документы, относящиеся к этой операции: товарную накладную, счет-фактуру, счет, договор и т.д., и проверьте наличие оригиналов всех этих документов и наличие подписей в них.

4. И, наконец, самый сложный путь – попросить распечатать оборотно-сальдовые ведомости по счетам, например, учета товаров, расчетов с поставщиками, или самому изучить эти документы в учетной программе.

Увидели непонятные «красные» остатки? Ведомости пестрят цифрами с минусами? Задолженность перед самым основным поставщиком составляет миллионы рублей, тогда как Вы точно знаете, что все оплатили? – все это и может свидетельствовать о недостаточной квалификации бухгалтера и проблемах с первичными документами.
Так не должно быть!

Прежде всего, в процессе проведения самой проверки, следует фиксировать все выявленные нарушения и недостатки, а затем составить программу их устранения с указанием сроков и ответственных лиц.

Руководитель, например, может утвердить такую схему документооборота, при которой все документы, входящие в бухгалтерию и исходящие из нее будут обязательно регистрироваться в системе (по принципу регистрации входящей и исходящей корреспонденции у секретарей).

Можно установить жесткие сроки для оформления и формирования бухгалтерских папок, архивирования документов, относящихся к прошлым периодам, сдачи документов от отделов закупок и/или отделов продаж в бухгалтерию, сдачи авансовых отчетов и т.п.

Если выявлены ошибки в учетной программе, то необходимо понять, по каким участкам учета. Если бухгалтерия состоит из нескольких человек, при этом учет товаров грешит нарушениями, это может свидетельствовать и о том, что бухгалтер по учету товаров ненадлежащим образом выполняет свои обязанности, и о том, что главный бухгалтер не может организовать контроль над работой сотрудников, не уделяет внимания повышению квалификации подчиненных, не увольняет некомпетентных сотрудников.

Выходом из положения может быть: тестирование бухгалтеров на профпригодность, проведение проверки бухгалтерского и налогового учета сторонними специалистами и ликвидация всех ошибок после проверки и в соответствии с полученными рекомендациями.

Наша практика общения с руководителями самых разных бизнесов показывает, что зачастую руководители не хотят «беспокоить» своих главбухов: «отчетность сдается вовремя – что еще нужно?», «главбух давно работает», «а вдруг другой будет еще хуже», и, к сожалению, всегда есть опасения «а если я ее уволю, она уничтожит базу 1С».

Да, все опасения имеют право на существование, и даже могут реализоваться. Но нужно помнить, что именно руководитель несет ответственность за организацию учета, и если главбух неправильно посчитает налоги, то все доплаты, пени и штрафы лягут на организацию. Так не лучше ли не доводить до такой ситуации и принять профилактические меры? – В том числе и найти нового бухгалтера, который ответственно будет выполнять свою работу.

Дубинянская Елена Николаевна,
Руководитель Отдела Аудита и Финансов, Партнер
Объединенной Консалтинговой Группы.