Вопрос:
Каков состав и порядок оформления документов, необходимых для включения в себестоимость облагаемой НДС продукции (работ, услуг) представительских расходов? Просим рассмотреть следующие случаи: — принимают представителя фирмы, с которой есть договорные производственные отношения, — принимают представителя фирмы, с которой нет договорных производственных отношений, а также: — в результате приема представителя другой фирмы заключен договор, — в результате приема представителя другой фирмы не был заключен договор.
Ответ:
Обращаем ваше внимание, что перечень представительских расходов, которые можно отнести к уменьшению налога на прибыль, поименованы в статье 264 Налогового кодекса — это расходы на проведение официального приема для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Обратите также внимание, что налоговики считают (письмо УМНС по СПб от 7 марта 2003 года № 02-05/4803), что затраты на алкогольную продукцию при проведении официального приема представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, не относятся к представительским расходам, поскольку они не предусмотрены исчерпывающим перечнем расходов на представительские цели согласно п.2 ст.264 НК РФ и не подлежат включению в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.
В Налоговом кодексе указано, что это расходы по приему и (или) обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Таким образом, прописана возможность обслуживания представителей других организаций в целях установления контактов. Не указано также, что обязательно такой контакт должен быть установлен, поэтому расходы, по нашему мнению, при наличии всех оправдательных документов в каждом из перечисленных вами случаев можно отнести в уменьшение налога на прибыль. Необходимо выполнение следующих условий: — расходы фактически произведены; — подтверждены первичными документами, первичные документы оформлены согласно п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.96 №
Рекомендуемые первичные документы:
А) смета представительских расходов на год; Б) внутренний организационно-распорядительный документ (например, приказ руководителя организации), регламентирующий:
— перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах, а следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;
— порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
— порядок расходования средств на представительские расходы;
— документальное оформление представительских расходов;
— порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;
— нормирование отдельных видов представительских расходов.
В) приказ о проведении конкретной встречи с информацией
— дата; место; программа проведения мероприятия;
состав приглашенной делегации и перечень должностей; участники со стороны предприятия;
величина расходов.
Г) По итогам встречи необходимо составить отчет, подписанный сотрудником, отвечающим за проведение мероприятия.
Авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы (счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.) Напомним, что в целях ведения бухгалтерского учета в расходы на продажу включаются все представительские расходы без ограничения. В целях налогового учета представительские расходы подлежат корректировке в соответствии с установленными нормами гл.25 Налогового кодекса РФ.
Козырева Я. В.,
Руководитель отдела аудита и финансов
ЗАО «Объединенная Консалтинговая Группа»
Ответы на вопросы размещены в разделе «Юридические комментарии и консультации» Справочно-правовой системы «Кодекс»