Документальное подтверждение расходов
Основанием для признания доходов и расходов служат должным образом оформленные первичные документы. При чем, правильное оформление документов одинаково важно как для подтверждения расходов (обоснование затрат), так и для подтверждения правильности признания выручки в конкретном периоде, что имеет значении при получении предварительных оплат.
Требования к оформлению первичных документов вытекают из норм Федерального закона ? 129-ФЗ ?О бухгалтерском учете? от 21.11.1995, согласно которому к учету принимаются документы, составленные по унифицированным формам или по специально разработанным организацией формам (для документов, унифицированные формы которых не предусмотрены). Перечень лиц, имеющих право подписи документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Порядок документооборота устанавливается в приказе об учетной политике.
Так как в налоговом законодательстве не дается понятие первичного документа, подтверждением для налогового учета служат должным образом оформленные бухгалтерские документы (письмо Минфина РФ от 24.04.2007 ? 07-05-06/106). Обязательными реквизитами первичных документов помимо даты, наименования документа, названия организации, содержания хозяйственной операции, фамилий и подписей ответственных лиц, являются измерители в натуральном и денежном выражении. И если, в бухгалтерском учете незначительные нарушения порядка оформления первичных документов не имеет особых последствий, то для расчета налогов качество оформления документа имеет большое значение. Отсутствие одного из обязательных реквизитов или подписи уполномоченного лица может служить основанием для претензий со стороны налоговых органов, хотя в судебном порядке вопросы решаются не в их пользу. В Постановлении ФАС СЗО от 10.05.2007 ? А13-386/2006-15 высказано мнение о необходимости оценки доказательств расходов в совокупности.
В рассматриваемом деле налоговые органы не приняли расходы, сославшись на неправильное оформление актов сдачи-приемки услуг (нет четкого наименования услуг и не расписана их стоимость). Поскольку расходы налогоплательщика помимо актов сдачи-приемки работ подтверждены иными документами (отчетами о выполненных работах, договорной документацией с указанием стоимости и порядка расчетов), а налоговым органом не представлены доказательства, опровергающие доводы налогоплательщика, суд посчитал замечания налоговых органов по оформлению первичных документов не существенным, а решение о доначислении налога на прибыль в связи с непринятием расходов ? не обоснованным. Если факт расхода подтвержден, а расход обоснован, незначительные нарушения порядка оформления первичных документов не основание для не принятия расходов в целях налогообложения.
Часто возникают трудности с подтверждением расходов из-за выцветания кассовых чеков, поэтому необходимо заранее (до утери информации на чеки) сделать заверенные копии. По мнению Минфина РФ ксерокопии кассового чека, заверенной подписью должностного лица и печатью организации с приложением выцветшего оригинала достаточно, чтобы принять затраты для целей налогообложения прибыли при приобретении товаров и услуг за наличный расчет (письмо Минфина РФ от 03.04.2007 ? 03-03-06/1/209).
Если расходы осуществлялись за рубежом
В соответствии с Законом ?О бухгалтерском учете? учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях, поэтому и расходы, осуществленные на территории РФ должны оформляться в рублях. Первичные учетные документы, составленные в валюте не должны приниматься к бухгалтерскому учету, как составленные с нарушением требований законодательства (письмо Минфина от 17.07.2007 ? 03-03-06/2/127).
В прошлом году, в отношении документального оформления расходов, требования законодательства смягчились. Напомним, что с 1 января 2006 года действует новая формулировка статьи 252 НК РФ, разрешающая принимать к налоговому учету расходы даже при отсутствии первичного документа, оформленного в соответствии с требованиями российского законодательства. Его может заменить документ, составленный по общепринятым правилам иностранного государства (если расходы осуществлялись за рубежом) и (или) документ, косвенно подтверждающий понесенные расходы (если речь идет о расходах в России, по которым отсутствуют необходимые первичные документы).
Следует помнить, что к документам, составленным на иностранном языке, должен прилагаться соответствующий построчный русский перевод (Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 ? 34Н). Причем, при наличии языковых знаний переводить документы может и работник организации. Так как порядок перевода первичных документов не урегулирован законодательством, по мнению Минфина РФ такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, которая вправе самостоятельно определить, лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык (письмо Минфина РФ от 20.03.2006 ? 03-02-07/1-66).
Косвенное обоснование расходов
Итак, как следует из новой редакции вышеупомянутой статьи 252 НК РФ, при отсутствии должным образом оформленного первичного документа, налогоплательщик вправе использовать документы, косвенно подтверждающие понесенные им расходы. Помимо подтверждения факта совершения хозяйственной операции дополнительные документы могут служить обоснованием целесообразности затрат. Например, из хозяйственных договоров можно установить характер сделки и связь конкретного расхода с доходами; таможенные декларации будут свидетельствовать о наличии внешнеэкономической деятельности и целесообразности произведенных расходов по уплате пошлин, услуг брокеров и т.д.
Перечень документов, косвенным образом подтверждающие расходы не утвержден и не ограничен. Налогоплательщики вправе подтверждать понесенные расходы и экономическую обоснованность своих затрат любым способом. Главное, чтобы из обстоятельств и документов, на которые ссылается налогоплательщик, следовала суть операции и можно было сделать вывод о направленности расхода на получение дохода.
Документальное оформление
Командировочные расходы
Датой признания командировочных расходов является дата утверждения авансового отчета (статья 272 НК РФ), который составляется не позднее 3 дней со дня возвращения работника из командировки. К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие понесенные расходы.
В последнее время широкое распространение получила продажа авиабилетов через Интернет, когда посадка на рейс осуществляется по предъявлению распечатанного письма с соответствующей информацией (кодом), полученного по электронной почте. В этом случае документом, подтверждающим командировочные расходы, по мнению Минфина РФ может служить распечатка электронного документа (авиабилета) и посадочный талон (письмо Минфина РФ от 17.07.2007 ? 03-03-06/4/99). Что же касается стоимости билета, то ее можно признать лишь в случае, если электронный билет оформлен на бланке строгой отчетности или есть иной документ, подтверждающий оплату ? например, кассовый чек (письмо Минфина РФ от 27.08.2007 ? 03-03-06/1/596).
Однако командировочные расходы в целях налогообложения прибыли должны быть подтверждены командировочным удостоверением.
Транспортные расходы
Основанием для признания расходов по оплате услуг грузоперевозчиков является акт выполненных работ. Поскольку первичным документом для учета движения товаров является товарно-транспортная накладная (форма 1-Т), ее наличие является обязательным для признания транспортных расходов в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС по г.Москве от 05.06.2007 ? 20-12/053449, письмо УФНС по г.Москве от 23.10.2006 ? 20-12/92786).
Расходы на приобретение топлива для собственных автомобилей признаются на основании путевых листов, которые заполняются при использовании автомобилей. Эти расходы учитываются из расчета Норм расхода топлива и смазочных материалов, утвержденных Минтрансом России 29.04.2003 (приведены в Руководящем документе Р3112194-0366-03). При определении норм расхода топлива в отношении автомобилей, для которых эти нормы не утверждены, следует руководствоваться соответствующей технической документацией и информацией от изготовителя автомобиля (письмо Минфина от 04.09.2007 ? 03-03-06/1/640).
Документы, подтверждающие расходы
|
Вид расхода |
Документы, прямо подтверждающие расходы |
Документы, косвенно подтверждающие расходы |
|
Аренда помещения |
Договор, акт приема-передачи помещения, платежные документы или акты оказания услуг |
План арендуемых помещений, копии свидетельства права собственности |
|
Услуги связи, Интернет |
Договор, счет поставщика услуг |
Распечатки переговоров, отчет по израсходованному трафику |
|
Информационные, консультационные услуги |
Договор, акт оказания услуг |
Письменные консультации, служебные записки сотрудников с описанием полученной информации |
|
Транспортные услуги |
Договор, акт оказания услуг |
Товарно-транспортная накладная, отчеты транспортных организаций по поездкам |
|
Расходы на эксплуатацию автомобилей |
Авансовые отчеты, путевые листы |
Техническая документация и регистрационные документы на автомобиль |
|
Расходы на страхование |
Договор, платежные документы |
Страховые полисы |
|
Расходы на рекламу |
Договор, акт оказания услуг |
Макеты рекламной продукции, вырезки с рекламными модулями из печатных изданий, отчеты о проведении рекламных акций |
|
Командировочные расходы |
Авансовый отчет сотрудника с приложением документов, подтверждающих расходы Расчет суточных |
Служебное задание, отчет о командировке |
|
Расходы на обучение |
Договор, подписанный сторонами акт оказания услуг |
Программа обучения, копии дипломов, удостоверения о повышении квалификации |
|
Представительские расходы |
Авансовый отчет |
Отчет о проведенных мероприятиях, акт списания израсходованной сувенирной продукции, материалов |
|
Потери при хранении и транспортировке |
Акт приемки, акты списания |
Инвентаризационные ведомости |
Чистякова И. И.,
Внутренний аудитор
ЗАО ?Объединенная Консалтинговая Группа?
Данная статья опубликована в журнале "Бухгалтерский учет", ?1, 2008