Каков порядок списания представительских расходов в бухгалтерском и налоговом учете?

29.10.2009

Вопрос: Каков порядок списания представительских расходов в бухгалтерском и налоговом учете?

Ответ: В пункте 2 ст. 264 НК РФ приведены конкретные виды представительских расходов.
Приведенный перечень является закрытым.

Включать представительские расходы в себестоимость продукции (работ, услуг) организации разрешается только при наличии подтверждающих указанные расходы первичных учетных документов.

Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. Согласно положениям п. 42 ст. 270 НК РФ представительские расходы в части, превышающей данный норматив, не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Иными словами, представительские расходы, которые превышают данные предельные нормы, относятся для бухгалтерского учета на себестоимость, в то время как для целей налогообложения увеличивают налогооблагаемую базу.

Бухгалтерский учет расходов ведется в соответствии с общими правилами учета затрат, установленными ПБУ 10/994. В бухгалтерском учете представительские расходы формируют расходы по обычным видам деятельности и учитываются в сумме, равной величине оплаты в денежной и иной форме или кредиторской задолженности.

Коммерческие организации отражают представительские расходы на счете 26 ?Общехозяйственные расходы?, организации торговли и общественного питания - на счете 44 ?Расходы на продажу?.

Различное признание представительских расходов в бухгалтерском и налоговом учете приводит к разным показателям между балансовой и налогооблагаемой прибылью организации. При чем в отношении представительских расходов могут возникать как постоянные разницы, так и временные.

Если расходы, произведенные налогоплательщиком, не могут считаться с точки зрения НК РФ представительскими, то такая разница признается постоянной, что формирует постоянное налоговое обязательство, представляющее собой сумму налога, приводящую к увеличению налога на прибыль в отчетном периоде.

В бухгалтерском учете представительские расходы принимаются в полном объеме, а в налоговом в размере, не превышающем 4 % от суммы расходов на оплату труда, то есть может получиться, что в одном отчетном периоде норматив представительских расходов будет меньше суммы фактических затрат и налогоплательщик примет в расходы сумму представительских расходов в пределах норматива, а в следующем отчетном периоде размер норматива увеличится, так как он зависит от суммы расходов на оплату труда, которая определяется нарастающим итогом с начала года. То есть, возможно, что в следующем отчетном периоде налогоплательщик сможет учесть в качестве расходов всю сумму представительских расходов, включая и ранее не учтенную.

Рассмотрим пример, когда в июне 2009 г. на предприятии были осуществлены следующие представительские расходы:
1) на официальный прием представителей организации-заказчика, прибывших для переговоров в сумме  20 000 руб.,
2) на оплату стоимости перелета представителей организации-заказчика в сумме     30 000 руб.,
3) на организацию досуга в сумме 15 000 руб.
4) регламентом организации по работе с клиентами установлено, что потенциальному клиенту нужно предложить кофе и конфеты. На эти цели было израсходовано 5 000 руб.

Бухгалтеру организации рекомендуется оформить справку-расчет по представительским расходам, включаемым в налоговую базу по налогу на прибыль.

 

Справка-расчет по представительским расходам, включаемым в налоговую базу по налогу на прибыль за июнь 2009 года
 
Расходы на оплату труда,
признанные в налоговом учете в июне   1 000 000 руб.
Представительские расходы
в целях бухгалтерского учета    370 000 руб.
в целях налогообложения      280 000 руб.
в том числе:

 

?	Вид расхода	Сумма представительских расходов в целях БУ, руб.	Сумма представительских расходов, принимаемые к НУ, согласно требованиям п.2 ст. 264 НК РФ	Предельный размер представительских расходов, принимаемых в июне, в руб.	Сумма представительских расходов, признанная в отчетном периоде, в руб.
1	расходы на официальный прием  (обед в ресторане)	20 000	20 000
2	расходы по оплате стоимости перелета	30 000	30 000
3	расходы на организацию развлечений, отдыха (билеты  в театр)	15 000	не учитываются
4	расходы на организацию переговоров	5 000	не учитываются
	ИТОГО	70 000	50 000	40 000	40 000

 

Лимит представительских расходов (1 000 000*4%)   40 000 руб.
Принято к расчету в целях налогообложения    40 000 руб.

Сумма постоянной разницы 
(15 000 + 5 000)      20 000 руб.
Сумма постоянного налогового обязательства
(20 000* 20%)      4 000 руб.

Сумма вычитаемой временной разницы
(50 000 ? 40 000)      10 000 руб.
Сумма отложенного налогового актива
(10 000* 20%)      2 000 руб.   

В бухгалтерском учете вышеперечисленные операции должны быть отражены проводками:

Содержание операции	Д	К	Сумма, руб.
Выданы денежные средства под отчет на представительские расходы	71	51 (50)	70 000
Отражены представительские расходы	26 (44)	71	70 000
Отражено постоянное налоговое обязательство ПНО	99 ?ПНО?	68 ?НП?	4 000
Отражена сумма отложенного налогового актива ОНА	09	68 ?НП?	2 000

 

Унгурян М.В. 
Ассистент аудитора
ЗАО ?Объединенная Консалтинговая Группа?

Ответы на вопросы размещены в Справочно-правовой системе ?Кодекс? 29.10.2009