Вопрос: Можно ли перечислять средства на командировочные расходы и хозяйственные расходы на лицевой зарплатный счет сотрудника? Или нужно пользоваться корпоративной пластиковой картой? Если только картой — то какие проводки нужно сделать по выдаче средств под отчет и после того как подотчетник отчитался? Спасибо.
Ответ: Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на счет личной банковской карты работника (карты, выпущенной на его имя), имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи — через кассу. В этом случае меньше расходов (обычно комиссия за перечисление денег ниже, чем комиссия за снятие наличных денежных средств со счета), и трудозатрат меньше, так как нет необходимости оформлять кассовые документы. Кроме того, безналичный способ позволяет выдать деньги даже сотруднику, находящемуся в другом городе.
Но возникают следующие вопросы: законна ли выдача подотчет безналичным путем? Какими могут быть его налоговые риски?
Некоторые банки не пропускают платежки на перечисление денег с расчетного счета организации на счет банковской карты работника из-за того, что в назначении платежа фигурируют слова о подотчетных суммах на хозяйственные, командировочные или представительские расходы. Поступая таким образом, банки, как правило, ссылаются на разъяснения ЦБ РФ о том, что нормативными актами Банка России выдача денег под отчет путем безналичного перечисления на счета сотрудников не предусмотрена (Письмо ЦБ РФ от 18.12.2006 N 36-3/2408), то есть подотчетные средства работникам нужно выдавать только наличными (Пункты 10, 11 Порядка ведения кассовых операций, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40).
Кстати, есть банки, которые практикуют частичный запрет: деньги на оплату расходов, связанных с командировками, на банковскую карту сотрудника переводить позволяют, а вот подотчетные суммы, предназначенные для других целей, не переводят. Исключение в отношении денег на командировочные расходы банки делают на основании другого Письма ЦБ РФ, в котором как раз рассматривался вопрос о возможности их перечисления на счета работников (Письмо ЦБ РФ от 24.12.2008 N 14-27/513). По логике этого Письма получается, что если организация коллективным договором или своим локальным нормативным актом (например, приказом, положением о командировках) предусмотрела возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотрудников (Статья 168 ТК РФ), то у банка нет оснований не пропускать такую платежку.
Если же ваш банк без вопросов списывает подотчетные суммы с вашего расчетного счета на счет банковской карты работника, вам нужно сделать запись:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит счета 51 «Расчетные счета».
В дальнейшем сотрудник должен будет составить обычный авансовый отчет по форме N АО-1 (Утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) и приложить к нему все подтверждающие документы. При этом не важно, как расплачивался сотрудник: картой или наличными. Сумму перерасхода по авансовому отчету вы также можете перечислить на счет работника. А сумма излишка может быть возвращена сотрудником несколькими способами:
- возвращена сотрудником в кассу компании — остаток подотчетных средств при этом нужно будет отразить по дебету счета 50 "Касса" в корреспонденции с кредитом счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами";
- переведена работником на расчетный счет фирмы — проводка в данном случае будет такой: дебет счета 51 "Расчетные счета" — кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами";
- удержана по решению руководителя организации из зарплаты сотрудника при наличии его письменного согласия (Статья 137 ТК РФ) — при этом возврат остатка нужно будет отразить следующей проводкой: дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" — кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Несмотря на то, что безналичная выдача подотчетных средств не предусмотрена ни одним нормативным актом ЦБ РФ, санкций за нарушение работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций вам опасаться не стоит. Ведь организация может быть привлечена к ответственности на этом основании, только если (Статья 15.1 КоАП РФ):
- рассчитывается наличными сверх установленного размера;
- не приходует выручку в полном объеме;
- не соблюдает порядок хранения свободных денег в кассе;
- накапливает в кассе наличные сверх установленного лимита.
Административный же штраф за безналичную выдачу подотчетных средств в КоАП РФ не предусмотрен.
Если ваш банк проводит такие платежи — главное позаботиться о том, чтобы подотчетные суммы, перечисленные на счет банковской карты работника, не были рассмотрены налоговиками как заработная плата со всеми вытекающими последствиями в виде начисления НДФЛ, ЕСН и взносов в ПФР. Для этого нужно:
- предусмотреть в локальном нормативном акте возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;
- указывать в платежном поручении, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами;
- иметь правильно оформленный авансовый отчет работника с приложением подтверждающих документов.
При соблюдении этих трех условий вы сможете доказать, что на самом деле выдали сотруднику именно деньги под отчет, а вовсе не зарплату (Постановление ФАС СЗО от 11.02.2008 N А52-174/2007).
Сапарина Инна Валерьевна
Аудитор
ЗАО «Объединенная Консалтинговая Группа»
Ответы на вопросы размещены на сайте компании «Такском» 18.02.2010
Остались вопросы?
Меню услуг
Наши услуги
Взыскание дебиторской задолженности
Защита бизнеса при проверках миграционной службы
Закрыть