Можно ли перечислять средства на командировочные расходы и хозяйственные расходы на лицевой зарплатный счет сотрудника? Или нужно пользоваться?

18.02.2010

Вопрос: Можно ли перечислять средства на командировочные расходы и хозяйственные расходы на лицевой зарплатный счет сотрудника? Или нужно пользоваться корпоративной пластиковой картой? Если только картой — то какие проводки нужно сделать по выдаче средств под отчет и после того как подотчетник отчитался? Спасибо.

Ответ: Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на счет личной банковской карты работника (карты, выпущенной на его имя), имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи — через кассу. В этом случае меньше расходов (обычно комиссия за перечисление денег ниже, чем комиссия за снятие наличных денежных средств со счета), и трудозатрат меньше, так как нет необходимости оформлять кассовые документы. Кроме того, безналичный способ позволяет выдать деньги даже сотруднику, находящемуся в другом городе.

Но возникают следующие вопросы: законна ли выдача подотчет безналичным путем? Какими могут быть его налоговые риски?

Некоторые банки не пропускают платежки на перечисление денег с расчетного счета организации на счет банковской карты работника из-за того, что в назначении платежа фигурируют слова о подотчетных суммах на хозяйственные, командировочные или представительские расходы. Поступая таким образом, банки, как правило, ссылаются на разъяснения ЦБ РФ о том, что нормативными актами Банка России выдача денег под отчет путем безналичного перечисления на счета сотрудников не предусмотрена (Письмо ЦБ РФ от 18.12.2006 N 36-3/2408), то есть подотчетные средства работникам нужно выдавать только наличными (Пункты 10, 11 Порядка ведения кассовых операций, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40).

Кстати, есть банки, которые практикуют частичный запрет: деньги на оплату расходов, связанных с командировками, на банковскую карту сотрудника переводить позволяют, а вот подотчетные суммы, предназначенные для других целей, не переводят. Исключение в отношении денег на командировочные расходы банки делают на основании другого Письма ЦБ РФ, в котором как раз рассматривался вопрос о возможности их перечисления на счета работников (Письмо ЦБ РФ от 24.12.2008 N 14-27/513). По логике этого Письма получается, что если организация коллективным договором или своим локальным нормативным актом (например, приказом, положением о командировках) предусмотрела возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотрудников (Статья 168 ТК РФ), то у банка нет оснований не пропускать такую платежку.

Если же ваш банк без вопросов списывает подотчетные суммы с вашего расчетного счета на счет банковской карты работника, вам нужно сделать запись:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит счета 51 «Расчетные счета».

В дальнейшем сотрудник должен будет составить обычный авансовый отчет по форме N АО-1 (Утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) и приложить к нему все подтверждающие документы. При этом не важно, как расплачивался сотрудник: картой или наличными. Сумму перерасхода по авансовому отчету вы также можете перечислить на счет работника. А сумма излишка может быть возвращена сотрудником несколькими способами:

1. возвращена сотрудником в кассу компании — остаток подотчетных средств при этом нужно будет отразить по дебету счета 50 "Касса" в корреспонденции с кредитом счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами";
2. переведена работником на расчетный счет фирмы — проводка в данном случае будет такой: дебет счета 51 "Расчетные счета" — кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами";
3. удержана по решению руководителя организации из зарплаты сотрудника при наличии его письменного согласия (Статья 137 ТК РФ) — при этом возврат остатка нужно будет отразить следующей проводкой: дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" — кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Несмотря на то, что безналичная выдача подотчетных средств не предусмотрена ни одним нормативным актом ЦБ РФ, санкций за нарушение работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций вам опасаться не стоит. Ведь организация может быть привлечена к ответственности на этом основании, только если (Статья 15.1 КоАП РФ):

• рассчитывается наличными сверх установленного размера;
• не приходует выручку в полном объеме;
• не соблюдает порядок хранения свободных денег в кассе;
• накапливает в кассе наличные сверх установленного лимита.

Административный же штраф за безналичную выдачу подотчетных средств в КоАП РФ не предусмотрен.

Если ваш банк проводит такие платежи — главное позаботиться о том, чтобы подотчетные суммы, перечисленные на счет банковской карты работника, не были рассмотрены налоговиками как заработная плата со всеми вытекающими последствиями в виде начисления НДФЛ, ЕСН и взносов в ПФР. Для этого нужно:

• предусмотреть в локальном нормативном акте возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;
• указывать в платежном поручении, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами;
• иметь правильно оформленный авансовый отчет работника с приложением подтверждающих документов.

При соблюдении этих трех условий вы сможете доказать, что на самом деле выдали сотруднику именно деньги под отчет, а вовсе не зарплату (Постановление ФАС СЗО от 11.02.2008 N А52-174/2007).

Сапарина Инна Валерьевна
Аудитор
ЗАО «Объединенная Консалтинговая Группа»

Ответы на вопросы размещены на сайте компании «Такском» 18.02.2010