Давно пора домой, к семье и детям, а кипа документов на столе беспощадно растет? Ни жалобный, ни грозный взгляд на работодателя не помогает? Пора принимать меры. В этом поможет Ольга Трубникова — менеджер направления аудит Объединенной Консалтинговой Группы.
Фигаро тут, Фигаро там
Уже стало традицией, что в небольшой организации в обязанности главного бухгалтера (который зачастую является и единственным сотрудником бухгалтерской службы) входят не только функции ведения бухгалтерского учета, составление отчетности, налоговых деклараций, а также работа по оформлению договоров, консультированию, решению всех вопросов кадрового учета. Зачастую к ним добавляются еще и обязанности секретаря и даже курьера. Вот и получается, что даже если компания новая, с малой численностью сотрудников, то у бухгалтера набегает такой объем работы, что он работает постоянно в режиме стрессовых повышенных нагрузок.
Директор считает, что при этом экономятся средства предприятия — зарплата-то бухгалтеру платится одна, да и контролировать деятельность удобно — за многое отвечает один и тот же сотрудник. Но если подойти к вопросу с другой стороны, предстанет совершенно другая картина. Задача недовольного своей судьбой бухгалтера — сделать так, чтобы руководство увидело эту картину собственными глазами.
Готовим почву для разговора
Итак, заработавшийся донельзя бухгалтер собирается силами, мыслями и выходит на ковер к начальству. С какой стороны подойти? Уже давно психологи и ораторы рекомендуют начинать общение с положительных новостей и тем, после выделить ряд проблем и объяснить, почему эти проблемы далеко не личного характера. Вопрос оптимальной нагрузки на финансового работника должен взволновать управленца, в первую очередь, как участника бизнеса и только потом, возможно, с чисто гуманной точки зрения (что уже зависит от присутствия этой самой гуманности в характере начальства). Наконец, после ряда аргументов, необходимо четко определить, какой положительный эффект получит компания от изменения алгоритма работы отдела бухгалтерии — другими словами, важно обосновать те финансовые и структурные изменения в работе, которые необходимо провести.
За первым этапом дело не встанет. Раз уж разговор был начат, значит, бухгалтер наверняка уверен в своей компетентности и полезности для компании. А потому нелишним будет напомнить директору, что кредит был получен благодаря бухгалтеру, выездная проверка прошла без эксцессов, налоговые органы не зверствуют и так далее. Главное — не переборщить и не создать впечатление идеального положения дел, так как в этом случае ничего менять руководству не захочется.
Ответственный момент — перейти к обозначению тех барьеров, которые стоят на пути эффективной работы и тормозят процесс, заставляя прилагать лишние усилия, тратить время, дублировать проделанную работу и т.д.
Скажи мне, почему?
Бухгалтер не сможет все время работать в авральном режиме, и, в конце концов, это приведет к тому, что некоторые участки будут запущены. Что, если необходимые первичные документы затеряются в огромном и неподъемном для одного человека массиве документов?
Чаще всего, пренебрегая кадровым отделом, руководство организации «подписывается» на «урезанный» кадровый учет — обычно в таких случаях максимум, что оформляется, это трудовые договоры и приказы по кадрам, что является далеко не полным обязательным объемом документации для соблюдения требований трудового законодательства. Зачастую бывает так, что некоторая работа вообще не выполняется, в надежде, что проверяющие обнаружат этот факт нескоро.
Не секрет, что бухгалтер, работающий сразу на всех участках и отвечающий за формирование отчетности по нескольким налогам, а то и компаниям, наиболее подвержен риску совершить ошибку. Наверняка временной цейтнот приведет к тому, что у бухгалтера не будет времени заниматься повышением своей профессиональной квалификацией, полноценно следить за нововведениями законодательства. Наконец, психологическая обстановка на работе резко ухудшится, что в свою очередь опять-таки повлияет на количество ошибок, производительность и качество труда.
В итоге компания окажется перед серьезными рисками финансовых потерь, так как любая проверка налоговой и трудовой инспекцией приведет к штрафам, сбоям в работе, договорным санкциям со стороны контрагентов и т.д. Кроме того, терпение бухгалтера может иссякнуть и он просто уволится, оставив все «как есть». И тогда о какой экономии может идти речь? Надо восстанавливать учет, платить пени и штрафы, искать новых контрагентов, снижая цены себе в убыток. Вот поэтому важно, чтобы каждый сотрудник выполнял свои четко очерченные профессиональные обязанности.
Вторая попытка
Объем работы по-прежнему нарастает с каждым месяцем, а директор старательно «не видит» этого? К следующему разговору следует подготовиться более основательно.
Для начала необходимо оценить объем регулярно проделываемой работы. А для этого бухгалтеру следует учесть все направления своей деятельности и привести статистические данные. Так, можно составить список функций, обычно выполняемых за квартал.
Данный период показательнее месяца, так как именно по итогам квартала готовится основная масса бухгалтерской и налоговой отчетности, появляется дополнительная работа в виде, например, расчета квартальной премии, обновлений программ автоматизированного учета, что зачастую тоже является обязанностью самого бухгалтера, подготовка управленческих отчетов для руководства за квартал. Отчет может выглядеть так, как показано в Таблице 1.
Таблица №1. Основные функции, выполняемые бухгалтером за определенный период времени
| № п/п | Должностные обязанности, выполненные главным бухгалтером ООО "Груз" за 1 квартал 2010 года | Количество затраченного времени, ч. |
|---|---|---|
| 1. | Выполнение поставленных задач | 447 |
| в том числе: | ||
| 1.1. | Отражение проводок в бухгалтерской программе, решение вопросов и проблем с автоматизацией бухгалтерского учета | 170 |
| 1.2. | Оформление первичных бухгалтерских документов | 90 |
| 1.3. | Составление бухгалтерской квартальной отчетности | 18 |
| 1.4. | Составление декларации по налогу на прибыль | 19 |
| 1.5. | Составление декларации по налогу на добавленную стоимость | 20 |
| 1.6. | Формирование книги покупок и продаж | 12 |
| 1.7. | Оформление трудовых договоров на сотрудников | 10 |
| 1.8. | Составление приказов на прием, отпуск, увольнение | 12 |
| 1.9. | Поездки в налоговую инспекцию, фонды | 30 |
| 1.10. | Поездки в банк | 32 |
| 1.11. | Отправка факсов, переговоры по телефону с контрагентами о предоставлении документов | 20 |
| 1.12. | Прочее | 10 |
| 1.13. | Подготовка ежемесячного управленческого отчета для руководства 4ч | 4 |
Обязательно надо учесть все виды работ и временные затраты. Конечно, это нелегко, так как потребует от бухгалтера привычки постоянно фиксировать свою работу. Но это стоит того, потому как результаты подобного отчета позволят детально проанализировать информацию и принять решение для оптимизации производственного процесса.
Опираясь на полученные данные необходимо провести анализ и структурировать информацию. Имеет смысл такое структурирование, которое бы было привязано к традиционным обязанностям различных должностей. Например, составление договоров, оформление кредитов, переговоры с поставщиками относятся к функции юриста. Оформление кадровых приказов, трудовых соглашений, положений об оплате труда и премировании и других внутренних локальных актов — функции кадровика.
На основании столь подробного анализа собственных обязанностей бухгалтер уже предметно может указать руководству на те функции, которые безболезненно можно переложить на другого сотрудника (например, поручить водителю отвозить в банк платежки самостоятельно). Кроме того, вполне целесообразно пообщаться на тему трудоемкости выполняемых функций и возможность ее снижения (например, можно не ездить в налоговую инспекцию, а сдавать отчетность по Интернету).
С помощью выявления максимально непрофильных функций и расчета потраченного на них времени вышестоящему начальству будет более понятно - почему стоит взять нового сотрудника, а профессиональную квалификацию бухгалтера использовать по назначению. Например, если договорная и кадровая работа слишком велика, но мала, чтобы брать на работу и юриста, и кадровика, то вполне эффективным станет решение о приеме на работу юриста, в обязанности которого в том числе будет входить оформление сотрудников и решение других кадровых вопросов. Не стоит забывать и о преимуществах всем знакомого аутсорсинга — на сколько это необходимо, опять же покажет статистика работы бухгалтера.
Правовая поддержка
В качестве аргумента бухгалтеру может помочь ссылка на Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. Он рекомендован для применения в организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения рационального разделения труда, создания действенного механизма разграничения функций, полномочий и ответственности на основе четкой регламентации трудовой деятельности работников, обеспечения единства в определении должностных обязанностей служащих и предъявляемых к ним квалификационных требований. Кстати, в этом справочнике по каждой должности прописаны не только должностные обязанности, но и необходимые знания, которыми сотрудник должен обладать, а также требования к его квалификации.
Тяжелая артиллерия
Напомним, что, перезагрузка бухгалтера «непрофильными» функциями ведет к рискам финансовых потерь. И здесь бухгалтер должен информировать директора о конкретных суммах и основаниях рисков.
Веский аргумент - ответственность за грубое нарушение правил ведения бухучета и представления бухотчетности, которое может повлечь наложение штрафа на должностных лиц организации в размере от 2000 до 3000 руб. (статья 15.11 КоАП РФ). В этом случае под грубым нарушением правил понимается искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.
Кроме того, за грубое нарушение правил учета доходов и расходов в соответствии со статьей 120 Налогового Кодекса взыскивается штраф в размере:
- 5000 руб., если нарушение совершено в течение одного налогового периода;
- 15 000 руб., если нарушение совершено в течение более одного налогового периода;
- 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., если нарушение привело к занижению налоговой базы.
Под грубым нарушением правил учета понимается отсутствие первичных документов или регистров бухучета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухучета и в отчетности операций, денег, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.
Если бухгалтер перегружен, появляется вероятность серьезных ошибок. Некоторые документы, вообще могут не оформляться, что приведет к очередным рискам (например, это касается Положения о премировании).
Нарушение трудового законодательства, в том числе и недочеты по оформлению кадровых документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Кроме того, многие нарушения трудового законодательства и оформления кадровых документов влекут дополнительно и риски налоговых санкций.
А еще существуют штрафы со стороны миграционной службы, других контролирующих органов, санкции по хозяйственным договорам — да мало ли карательных мер может опуститься на несчастного бухгалтера и недальновидного руководителя?
Ставим вопрос ребром
Если же вся проделанная бухгалтером работа по обоснованию необходимости расширения штата не нашла отклика у директора, то главбуху следует обсудить вопросы о возможности премиальных или повышения оклада. Ведь, по сути, выполняя функции различных должностей, согласно статье 151 Трудового Кодекса трудолюбивый сотрудник должен получать дополнительную оплату за их совмещение. Но каким бы ни показался привлекательным этот вариант, нельзя не учитывать, что возможности человека не безграничны, а рабочий день - не резиновый. И даже хорошая материальная заинтересованность все-таки не снимет риск ошибок Выбор за Вами, уважаемые читатели.
Директор считает, что при этом экономятся средства предприятия — зарплата-то бухгалтеру платится одна, да и контролировать деятельность удобно — за многое отвечает один и тот же сотрудник. Но если подойти к вопросу с другой стороны, глазам предстанет совершенно другая картина.
Полностью погружаясь в текущую работу, бухгалтер не видит мир вокруг себя — нет времени на повышение квалификации, обзора новостей в смежных с работой сферах. При необходимости такому специалисту перестроиться будет гораздо сложнее.
Необходимо, прежде всего, приучить себя в течение дня вести мониторинг выполняемой работы с отражением затраченного времени.
Трубникова О.А.
Менеджер по направлению аудит
ЗАО «Объединенная Консалтинговая группа»
Данная статья опубликована в журнале «Расчет» №6, июнь 2010г