12.03.2024

Человек или контрагент: кого выбрать в главбухи?

Ищут НRы, ищет агентство, ищет компания и руководство.

Ищут давно, но не могут найти - главбуха хорошего….

В России вырос спрос на бухгалтеров. По разным оценкам этот рост составил за последний год от 55% до 69%. Может ли бухгалтерская фирма заменить штатного бухгалтера? Почему директор хочет, чтобы бухгалтер сидел в соседнем кабинете?

Сразу несколько заказчиков, заключившие договоры на бухгалтерское обслуживание в январе – феврале 2024 года, сказали одну и ту же фразу: «Не могу найти бухгалтера, обратился к вам. Но боюсь, что не получится. Я привык, что бухгалтер всегда рядом».

«Давайте поработаем» - ответили мы. Но прежде попробовали выяснить, чего опасаются руководители и чем бухгалтер на аутсорсинге может быть лучше или хуже штатного?

Итак, ТОП-5 опасений при заказе бухгалтерского обслуживания в аутсорсинговой компании:

№ 1. Потеря конфиденциальности.

Бытует мнение, что передача документов, база 1С не на собственном сервере, раскрытие сведений о зарплате работников – это угроза потери информации или ее передачи третьим лицам. При этом чаще всего руководители бояться, что аутсорсер передаст сведения в налоговую.

«Вы серьезно так думаете???» - вот первое, что приходит в голову. «А для чего?» - спрашиваем мы, чтобы понять логику.

Тут ответы разные: - просто мне так кажется; - у нас будут проблемы, а у вас - больше работы, т.е. вы заработает больше; - кто-то мне рассказывал, но давно, но точно было.

Во-первых, никакой бухгалтер не ищет дополнительной работы. Поверьте, ее вполне хватает, да еще и государство каждый год подкидывает новые правила и новые отчеты. Все больше и больше.

Во-вторых, мы заботимся о репутации так же, как и любой здравомыслящий бизнес. А для нас репутация – это честность и открытость во взаимодействии с клиентами. Никакой аутсорсер не станет самому себе рыть яму и терять клиентов, распространяю их информацию и данные. В этом отношении бухгалтерская компания – гораздо более надежный партнер, чем главный бухгалтер – физическое лицо.

В-третьих, хранение документов на облачных или внешних серверах – не всегда плохо. У

специалистов по безопасности это один из принципов хранения данных.

И в–четвертых, обеспечение конфиденциальности предусмотрено договором на бухгалтерское обслуживание. По запросу заказчика подписываем и NDA.

№ 2. Не смогу контролировать, работает ли бухгалтер по моей компании.

Обычно мы спрашиваем, а как сейчас руководитель проверяет работу штатного бухгалтера. В 99% ответ такой: «Специально не проверяю. Но я же вижу, что она в офисе и сидит за компьютером. Могу в любой момент вызвать для отчета по работе».

Вроде все понимают, особенно имея опыт удаленки во времена корона-вируса, что эффективность работы не зависит от наличия работника на рабочем месте в офисе. Можно быстро делать свою работу вне офиса, а можно целыми днями сидеть за компьютером и создавать видимость бурной деятельности.

Тем более что проверить качество работы главбуха может либо другой квалифицированный главбух, либо аудитор, либо ФНС на выездной проверке (чего вам всячески не желаем).

Но мы честно говорим клиентам: если вы привыкли, что бухгалтер всегда «под рукой», если вам нужно контролировать 100% процессов в компании, если все распоряжения нужно отдавать лично «глаза в глаза», то аутсорсинг вам не подходит. Это будет ломать привычные шаблоны и заставлять выходить из зоны комфорта.

Вместе с тем, бухгалтерское обслуживание может быть временным вариантом, на период поиска штатного главбуха. Ведь бухгалтерские дела – это постоянный процесс, прерывание которого даже на месяц, имеет серьезные последствия в виде несданных вовремя отчетов или не проведенных платежей.

В плюс бухгалтерского аутсорсинга можно отнести тот факт, что работа бухгалтера-аутсорсера проверяется внутренним аудитором, бухгалтер-аутсорсер проходит обязательное обучение. Это гарантирует качество работы и не требует дополнительного контроля со стороны руководителя заказчика. Весь контроль – на самой бухгалтерской компании.

№ 3. Нет возможности быстро получить ответ на вопрос.

С одной стороны – да. Цепочка «возник вопрос – вызвал бухгалтера – получил ответ» будет нарушаться. Вопрос нужно задать, а ответ получить, например, через несколько часов. Кстати, регламент ответов на вопросы обязательно прописывается в договоре на бухгалтерское обслуживание.

С другой стороны, штатный бухгалтер может и не знать ответа на вопрос, да и гарантии, что ответил правильно – тоже нет. В бухгалтерской компании вероятность получить обоснованную консультацию гораздо выше, ведь к решению вопроса подключаются и специалист по налогам, и юрисконсульт. В итоге - вероятность чуть потерять во времени, но получить гораздо выше качество.

№ 4. На нашу компанию не будет хватать времени, ведь у бухгалтера-аутсорсера есть и другие клиенты.

Опасаться этого не стоит и вот почему:

- в бухгалтерской компании всегда есть распределения работы и функций (ввод первички, расчет зарплаты, подготовка отчетности). По бухучету заказчика работает группа специалистов. Вы точно не останетесь без бухгалтера, даже если кто-то из них заболеет или уйдет в отпуск. Взаимозаменяемость – еще один плюс аутсорсинга;

- при выборе бухгалтера для обслуживания учитывается сфера деятельности клиента. Бухгалтер хорошо знает вид деятельности и может оптимально выстроить бухучет. Больше знаешь – быстрее и эффективнее работаешь;

- даже если вам так покажется, всегда есть возможность обсудить опасения и тревоги. Аутсорсер заинтересован в клиенте, и сделает все возможное для его комфортного самочувствия.

№ 5. Высокая стоимость бухгалтерских услуг.

Мы встречались с таким мнением-опасением, что придется платить больше, чем главбуху. Ситуации бывают разные.

Но вы заранее будете знать все тарифы и стоимость, повышение цен – тоже прогнозируемо и предусматривается в договоре. Более того, если вдруг динамика деятельности фирмы снизится, то заказчик получает пересмотр цены в сторону снижения. А можете ли вы вот так запросто понизить заработную плату главбуху? …