Даже по самой маленькой компании из двух работников бухгалтер обязан формировать и сдавать от восьми отчетов в квартал. А если в организации более 30 человек, несколько юридических лиц или обособленных подразделений, то без специального сотрудника-расчетчика уже не обойтись.
Практически всё время такого специалиста уходит на расчёт заработной платы. При отсутствии кадровика ему приходится ещё и оформлять документацию при приёме и увольнении сотрудников. Работа эта рутинная, почти техническая, но требует огромной концентрации внимания, а также знания нюансов трудового законодательства. Главный бухгалтер, хоть и не занимается этим участком сам, но несёт личную ответственность за его организацию, ведение, контроль, что существенно увеличивает и так немалую нагрузку на него. Человеческий фактор никто не отменял — чем более завален работой главный бухгалтер, тем больше ошибок в отчетности он допускает, тем меньше времени и сил у него остаётся на действительно важные дела: оптимизацию налогов, управленческий учет и т.д.
Сегодня лозунг «сэкономил — значит заработал» как нельзя актуален. Бизнес, который хочет удержаться на плаву просто обязан оптимизировать свои затраты, в том числе на содержание сотрудников и обслуживание рабочих мест. Передача участка заработной платы и КДП — даст руководителю минимум 30 % экономии на бухгалтерском учёте, освободит вашего главбуха и снизит риски начисления штрафов и пени.
Перечислю основные функции, от выполнения которых вы освободитесь:
-
Расчет заработной платы, выплат по ГПХ, отпускных, командировочных, компенсаций, премий, пособий по соцстрахованию возмещение расходов из ФСС;
-
Расчет НДФЛ и страховых взносов, составление и сдача отчетности;
-
Взаимодействие с контролирующими органами, ответы на требования;
-
Подготовка справок и рассылка расчетных листков для сотрудников и руководства;
-
Оформление приема, перевода и увольнения сотрудников, трудовых договоров, ГПХ, оформление и учет отпусков;
-
Подготовка штатного расписания, внесение записей в трудовые книжки и другое.
И ещё раз кратко остановлюсь на плюсах передачи участка заработной платы и кадрового делопроизводства «под ключ»:
-
Снижение расходов на содержаниe рабочих мест кадровика и бухгалтера по расчету з/п сотрудников;
-
Отсутствие расходов на специализированное программное обеспечение (1С. ЗУП);
-
Защита данных и конфиденциальность. Исключается утечка информации о размере зарплат сотрудников;
-
Профессиональный подход к решению всех задач по расчету заработной платы и ведению КДП;
И напоследок я хочу дать несколько советов, которые помогут вам выбрать хорошую аутсорсинговую компанию, и не разочароваться в её услугах.
1. Обратите внимание на возраст компании: чем дольше она существует на рынке, тем лучше. Если компания выстояла в нестабильные периоды экономических кризисов, это значит, что её бизнес надёжен, есть постоянные клиенты и опытные сотрудники. Кстати, проверьте, есть ли информация о клиентах и их отзывы на сайте.
2. Обязательно пообщайтесь со специалистом компании, объясните задачу, попросите посчитать стоимость услуг. Проверьте себя, понятен ли вам критерий, влияющий на стоимость услуги. Слишком низкая цена должна вас насторожить: зачастую она прикрывает дробление услуги на мелкие части, а в итоге общая стоимость может в разы увеличиться.
3. Узнайте, закреплен ли в договоре пункт о материальной ответственности компании в случае если по её вине произойдут ошибки. Попросите рассказать о том, как осуществляется защита информации в целом.
4. Уточните, есть ли помимо бухгалтеров в компании налоговые специалисты, юристы, аудиторы.
5. Обязательно пообщайтесь с руководителем отдела бухгалтерского учёта или бухгалтером, который будет закреплен за вашей компанией. Узнайте, какие есть варианты взаимодействия: как будете обмениваться документами, ставить задачи, контролировать выполнение и т.д. Проанализируйте, насколько вам будет комфортно.
Эта информация, а также ваше впечатление от общения со специалистами помогут выбрать надёжную компанию-аутсорсер.
Алла Морозова, руководитель направления «Бухгалтерский учёт» Объединённой Консалтинговой группы