Нецелевое использование работниками корпоративных карт: налоговые риски и другие последствия

03.12.2021

В последнее время стала весьма распространённой практика выдачи работникам/сотрудникам корпоративных карт, для оплаты представительских и других расходов на деловые нужды. Надо признать, что такой подход кажется весьма удобным, если бы не возникающие порой проблемы у самого юридического лица, выдавшего платёжное средство. Ведь все траты необходимо правильно отразить в бухгалтерском учёте организации, но сами работники очень редко об этом задумываются и расходуют средства на личные потребительские цели. По закону работник может просто возместить те суммы, которые потратил на себя, однако траты на деловые расходы, должен «закрыть» фискальными документами и отчитаться за них. К сожалению, такое происходит не всегда. И вот тут у бухгалтера организации начинаются проблемы различного характера. Давайте вместе попытаемся разобраться, какими проблемами чревато нецелевое использование средств посредством такого удобного платёжного инструмента, и что можно / необходимо предпринять, чтобы минимизировать негативные последствия.

1. Удержание из заработной платы сотрудника


Предположим, что ваш сотрудник потратил определённое количество денег на себя любимого, но не отчитался за них в срок, который работодатель определил для представления авансового отчёта. Такое происходит сплошь и рядом, так как чаще всего такие корпоративные банковские карты получают руководители компаний или топ-менеджеры, воздействовать на которых у бухгалтера не всегда получается. И далеко не всегда суммы с карт используются исключительно на деловые/командировочные расходы.

И хотя в Трудовом кодексе РФ (статья 137) прямо говорится о том, что авансовую задолженность работника перед организацией можно погасить из начисленной этому работнику заработной платы, но и тут есть нюансы и существенные ограничения.

Во-первых, к такой задолженности могут относиться: не возвращённый вовремя аванс, который выдавался на деловые/представительские нужды в связи со служебной командировкой (переводом на работу в другое подразделение, находящееся в другом регионе), при условии, что этот аванс считается неизрасходованным, так как у работника отсутствует подтверждение этих трат. Либо он вовремя не представил их в бухгалтерию. В этой же части определения есть ещё приписка «а также в других случаях», которую можно трактовать по-разному. Фактически больше в этой статье никаких оснований, относящихся к рассматриваемой ситуации, нет.

Во-вторых, у работодателя есть всего месяц, чтобы произвести такое удержание необходимой суммы. Уточним, что этот месяц начинает отсчитываться со дня окончания срока, определяемого как последний день для возвращения не потраченных подотчётных средств или представления фискальных документов в качестве подтверждения их целевого использования. Эти сроки часто не явно определены, либо пропускаются по различным причинам.

А в-третьих, и это самое основное, возмещение нецелевого использования денег из зарплаты работника возможно только при условии, что сам работник не имеет возражений относительно суммы удержания или даже самих оснований. То есть, при любом возражении сотрудника у организации остаётся всего один законный способ вернуть потраченные средства – обратиться в суд. Такой же исход предполагается, если месячный срок, определённый для удержания, пропущен.

Фактически основанием для обращения в суд будет причинённый организации-работодателю ущерб в форме невозвращённого или неправильно потраченного аванса, потраченного на личные цели. Срок, для обращения в суд по данному основанию определён в п. 4 статьи 392 ТК РФ и составляет один год со дня обнаружения ущерба (фактически со дня окончания срока, когда работник должен был отчитаться обо всех тратах в определённом периоде). Через три года, принимая во внимание общее правило о сроке давности, такая задолженность может быть признана безнадёжной.

Согласно логике, если организация не может или не хочет по различным причинам, взыскивать с работника растраченные им деньги, то у этого работника возникает доход, который должен облагаться НДФЛ. Кстати, такие ситуации, когда сотрудник знает, что взыскивать через судебные тяжбы с него никто ничего не будет, стимулирует самого сотрудника к растратам и побуждает других поступать аналогичным образом. Но вернёмся к налогу на доход физического лица, в отношении которого возникает следующий вопрос – за какой срок/период следует взыскивать с работника НДФЛ? Ведь ещё могут возникнуть различные обстоятельства и после постановления суда: например, с работника не удалось взыскать сумму, и решение суда перешло в разряд неисполнимых, либо суд вообще встал на сторону работника и вообще отказал истцу в удовлетворении исковых требований.

Для определения вопроса со сроками необходимо будет обратиться уже к Налоговому кодексу РФ, статьи №41 и №210 которого гласят, что потраченная на личные цели сумма является экономической выгодой физического лица, право на распоряжение которой он законно имеет. То есть, включать эту сумму в налогооблагаемую базу НДФЛ следует в тот момент, когда у лица возникло законное право ею распоряжаться (хотя потратить он её смог уже гораздо раньше): когда долг был признан невозвратным или у работодателя истекли сроки давности для взыскания, либо вступили в силу судебные решения или вынесено постановление ФССП о прекращении исполнительного производства в связи с невозможностью исполнения решения суда (в силу различных причин).
Конечно, у работодателя остаётся право вообще простить долг, уведомив должника в одностороннем порядке о том, что у него больше нет обязанности возвращать потраченные средства. Этим часто пользуются владельцы бизнеса. Но обязанность уплатить НДФЛ при таком развитии событий сразу появляется у самого сотрудника, хотя сделать это должен всё равно работодатель, если работник всё ещё числится в штате организации. Тогда срок для налогообложения считается на дату вынесения такого уведомления.

Как технически правильно урегулировать вопросы взыскания/прощения долга со стороны организации?

- первым делом все равно надо будет внутренними нормативными актами/приказами по организации внести запись о том, что потраченные подотчётные средства (в том числе и с банковской корпоративной карты) должны быть погашены работником в определённый срок;

- далее так же приказом известить работника о взыскании указанных денежных средств с заработной платы, либо о прощении долга;

- работнику бухгалтерии сразу обратить эти средства в доход физического лица, с соответствующим удержанием НДФЛ, а так же не забыть начислить на них страховые взносы.

Таким образом, в случае прощения растраты работнику, организация должна ещё дополнительно уплатить полностью сумму страховых взносов, так же, как это делается при начислении заработной платы.

Допустим, что под давлением тех или иных обстоятельств сотрудник вернул, пусть и с временной задержкой, всю сумму или часть потраченных средств. В этом случае его облагаемый налогом доход уменьшается на эту сумму, и тогда придётся пересчитывать уплаченный НДФЛ и суммы страховых взносов, что добавит задач для бухгалтерии.

2. Прямые и косвенные убытки юридического лица или ИП

Теперь пришло время посмотреть на ситуацию с другого ракурса – насколько реалистичен сценарий, что организация понесёт прямые и косвенные убытки из-за непредставления подотчётным лицом документального подтверждения траты денег с корпоративной карты на производственные нужды.

Во-первых, необходимо допустить возможность организации не уплачивать налог на прибыль с таких сумм, в случае прощения или списания таких расходов. Вот здесь уже надо рассматривать по каким основаниям сотрудник был освобождён от уплаты задолженности.

Если долг организация простила «по доброй воле», то со всей суммы придётся заплатить налог на прибыль, так как её невозможно будет учесть в необлагаемой налогом базы, о чём прямо сообщает пункт 16 статьи 270 Налогового кодекса РФ. Если говорить об этом кратко – то только те суммы, которые потрачены (а не переданы безвозмездно или подарены) с целью будущего извлечения прибыли, могут не учитываться при расчёте налога на прибыль.

А вот если фирма добросовестно законными средствами пыталась взыскать с работника эти деньги, но по каким-то причинам этого сделать не удалось, и задолженность переведена в разряд безнадёжной для взыскания – то она становится убытком за тот период, когда такая переквалификация статуса произошла. А соответственно, её можно включить во внереализационные убытки. Но опять же, всё это должно быть подтверждено документально, чтобы возникли основания, не противоречащие ст.266 НК РФ для переквалификации задолженности в разряд безнадёжной: миновал срок исковой давности, либо судебные приставы вынесли свой документальный вердикт-постановление, что долг не удалось взыскать.

Всё это применимо только к тем организациям, которые ведут свою деятельность в соответствии с обычным налоговым режимом (ОСНО). К сожалению, если фирма применяет УСН «доходы минус расходы», то она лишена возможности учесть такой вид убытков, так как это не предусмотрено законодательством. Поэтому, если руководитель хочет уменьшить сумму налогообложения, ему стоит очень внимательно следить за тем, чтобы траты были признаны рациональными для ведения хозяйственной деятельности, либо чтобы правильно и вовремя оформлялись все необходимые документы и организация следовала все меры финансового планирования.

Предположим, что организация прилежно подала на сотрудника исковое заявление, но решение суда оказалось не в пользу истца. Кроме понесённых судебных издержек в этом случае ещё и вся сумма задолженности облагается налогом на прибыль. Об этом также сообщает нам пункт первый статьи 266 Налогового кодекса. А вот уже страховые взносы, которые уплачены с потраченных и неподтверждённых сумм после того, как они перешли в разряд дохода сотрудника, в любом случае не подлежат обложению налога на прибыль.


3. Повышенный интерес со стороны банка

Следующим возможным негативным аспектом нецелевых расходов по корпоративным банковским картам является пристальный интерес со стороны банка, в котором они эмитированы. Ведь согласно закону, такие платёжные средства созданы для удобства расчётов, но только для тех, которые необходимы для нужд фирмы. И неважно, если с этих карт средства были сняты наличными в кассе банка или банкомате. В любом случае, эти деньги должны пойти в те затраты, которые нужно потратить на нужды организации.

У банков-эмитентов карт есть ограничения на снятие наличных в течение дня и/или месяца, которые банки определяют сами. Но лимит не должен в любом случае превышать сумму в 100 тысяч рублей за один операционный день для одного клиента (неважно сколько совокупно у него выпущено корпоративных карт).
Служба внутреннего контроля (в разных банках она может называться по-разному), всегда внимательно следит за подозрительными или слишком частыми операциями по снятию наличных. Это же касается и различных нецелевых платежей. Ведь банк тоже стремится не попасть под санкции регулятора в случае если какие-либо фискальные органы заподозрят организацию в уходе от налогообложения, отмывании доходов, полученных преступным путём или, того хуже, в финансировании терроризма.

Есть несколько основных признаков, которые отмечаются как тревожные сигналы для СБ любого банка, при появлении которых фирма берётся под пристальный контроль (с информированием Федеральной Службы финансового мониторинга):

- Регулярное/ежедневное снятие наличных, которые поступили на счёт организации в срок от одного до пяти дней до момента снятия;

- Значительность суммы снимаемых наличных, которая составляет сумму равную/ чуть меньшую от установленного банком дневного лимита;

- наличные снимаются в конце одного операционного дня по максимуму, а потом сразу в начале следующего за ним;

- один клиент (организация или ИП) имеет несколько корпоративных банковских карт (в одном или разных банках), с которых регулярно снимаются наличные не столь большими объёмами, но совокупно сумма снятой наличности становится весьма значительной.

При появлении таких маркеров всем операциям может присваиваться статус сомнительных, а банковская служба мониторинга какое-то время будет проводить еженедельную проверку всех операций клиента с возможным последующим изменением лимитов для этого юрлица до минимально возможных. Налоговые риски от подачи данных на юридическое лицо в службу Росфинмониторинга резко повышают не только налоговые риски для организации, но и для самого банка, а также для ответственных должностных лиц лично. Предусмотрены значительные штрафы для финансовых учреждений даже за несвоевременное реагирование в случае обнаружения подозрительных операций. Про право блокировать счета организации при обнаружении подозрительных операций, которыми наделён Росфинмониторинг даже не стоит говорить – это всегда грозит организации большими неприятностями.

Целесообразным шагом для руководителей будет стремление не доводить до таких последствий, а в качестве предупредительных мер выдавать сотрудникам памятку о том, какие операции можно проводить по корпоративным картам, а какие нежелательно.


Алла Морозова - руководитель направления «Бухгалтерский учёт»



Возврат к списку