Новый федеральный стандарт «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

Новое

Что изменилось

Ссылка на п. ФСБУ

Дата составления документа

Дату составления первичного документа определяют по дате его подписания.

Если документ оформили не сразу, то дополнительно следует указать дату совершения операции, которую этот документ фиксирует

П.п. а), б) п. 8

Понятие «оправдательный документ»

Оправдательный документ – любой документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни.

Например, договор с контрагентом, решение суда, кассовый чек и т.п.

Оправдательный документ можно использовать как первичный, но при наличии в нем всех обязательных реквизитов*. Если реквизитов не хватает, то ФСБУ говорит о том, что следует оформить отдельный первичный документ со всеми требуемыми реквизитами и указанием ссылки на оправдательный документ.

Пример: на основании судебного акта с вынесенным решением можно составить бухгалтерскую справку со всеми необходимыми реквизитами для отражения в учете штрафных санкций, которые вам должен заплатить контрагент.

*Напомним, что перечень обязательных реквизитов первичного документа установлен ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и включает в себя 7 элементов:

1). название документа; 2). дату составления; 3). название организации, составившей документ; 4). содержание факта хозяйственной жизни; 5). величину и единицы измерения факта хозяйственной жизни; 6). должность лица, ответственного за составление документа и/или совершение сделки; 7). ФИО и подпись этого лица.

П.п. в) п. 8

Подписание электронных документов

Электронные документы можно подписывать ЭЦП любого вида, но только если дополнительные требования по подписанию не установлены другими нормативно-правовыми актами.

Например, для подписания УПД требуется квалифицированная электронная подпись.

П. 17

Допущения при оформлении документов

Допускается:

1). Оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным документом;

2). Оформлять длящиеся или повторяющиеся факты хозяйственной жизни первичными документами, исходя из периодичности, установленной самой организацией с учетом существа операции и рациональности (сутки, неделя, месяц, квартал).

Рекомендуем закрепить периодичность составления таких документов в учетной политике.

Например, в бухгалтерском учете проценты по займу вы можете начислить как ежемесячно, так и ежеквартально, а возможно, примите решение начислять раз в год. Главное. чтобы при этом данные бухгалтерского учета позволяли вам получать ту информацию, которая необходима для принятия управленческих решений.

Или начисление амортизации: с 01.01.2022 ФСБУ 6 разрешает установить период начисления амортизации самостоятельно. Можно раз в месяц, а можно и раз в год.

3). Оформлять ряд сделок, заключенных участником биржевых торгов по договорам с разными контрагентами, одним первичным документом.

П. 9

Включение дополнительных реквизитов в документ

Организация может включать в первичные документы любые дополнительные реквизиты помимо 7-ми обязательных.

П. 12

Порядок исправления документов

Для бумажных документов:

1). Зачеркнуть неверные/неправильные данные так, чтобы можно было прочитать, что было зачеркнуто. Над зачеркнутым - указать правильные данные;

2). Поставить надпись «Исправлено», указать дату исправления, ФИО и подпись ответственного лица.

Для электронных документов:

1). Составить новый документ, в котором указать, что он составлен взамен первоначального. При этом должны быть понятны дата исправления, электронные подписи и расшифровки ответственных лиц;

2). Средства воспроизведения нового электронного документа должны обеспечивать невозможность его воспроизведения отдельно от первоначального.

П. 18 - 22

Хранение документов

Соответствие способа хранения виду документа

Подлинники документов бухгалтерского учета подлежат хранению в том виде, в котором они были составлены.

Установлен запрет для перевода бумажных документов в электронный вид для последующего хранения.

Разумеется, вы можете сделать сканированную копию документа для использования в работе и т.п., но при этом бумажный носитель должен находиться в архиве.

П. 24

Хранение документов в РФ

С 01.01.2024 года разрешено хранить документы бухгалтерского учета и данные, содержащиеся в них, только в РФ.

Исключение: если организация ведет деятельность за пределами РФ, и законодательство/правила этой страны требуют хранения документов по бухучету на ее территории.

В этом случае допускается хранение документов параллельно: в РФ и на территории другой страны.

П. 25

Напомним сроки хранения документов:

• первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, используемые в целях налогового учета: в течение 5 лет после окончания налогового периода, в котором этот документ последний раз использовался для исчисления налога;

• документы для начисления страховых взносов – в течение 6 лет после окончания года, в котором они использовались для расчетов;

• документы о получении заработной платы и других выплат: при наличии лицевых счетов – 6 лет, при отсутствии лицевых счетов – 75 лет, если созданы до 2003г., и 50 лет, если созданы после 2003г.;

• документы, связанные с ликвидацией/реорганизацией (передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, описи ликвидационной комиссии) – постоянно;

• годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность – постоянно.

Штрафы за нарушение сроков хранения документов:

На должностных лиц организации – от 5 тыс. руб. до 10 тыс. руб.,

за повторное нарушение – от 10 тыс. руб. до 20 тыс. руб. или дисквалификацию должностного лица на срок от года до двух лет

(ч. 1, 2 ст. 15.11, примечание 1 к ст. 15.11 КоАП РФ).