Любой организации, которая допускает нарушения при ведении учета как бухгалтерского, так и налогового, а также лично ее руководителю (на основании закона ответственного за организацию учета и хранения документов) грозит привлечение к налоговой, административной, а в некоторых случаях и к уголовной ответственности.
Ошибки, изъятия, упущения в системе бухгалтерского и налогового учета могут привести также к некорректному заполнению налоговых отчетов, и соответственно, неправильному исчислению налогов и взносов к уплате в бюджет, а также к неверным или несвоевременным управленческим решениям руководства и линейных сотрудников предприятия.
Все обнаруженные ошибки, даже незначительные, в бухгалтерском и налоговом учете обязательно нужно исправлять. Но если пробелы в ведении учета были допущены существенные, или учет в какой-то период времени не велся совсем, может потребоваться восстановление бухгалтерского и налогового учета.
Основные этапы восстановления учета
Начинать необходимо с экспресс-анализа текущего состояния дел на предприятии для выявления всех существующих проблем. Проверяется состояние учетных программ, анализируется сданная бухгалтерская и налоговая отчетность, проверяются на наличие возможных ошибок первичные документы и регистры бухгалтерского и налогового учета.
Все факты хозяйственной жизни организации должны подтверждаться первичными документами, к оформлению которых законодательством предъявляются определенные требования. Поэтому если какие-то документы отсутствуют, их необходимо будет восстановить (переоформить заново, в том числе с помощью контрагентов).
Если не хватает представленных ранее в контролирующие органы отчетов, можно обратиться в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды для получения копий. Инспекторы не обязаны предоставлять отчетность по запросу налогоплательщика, но в некоторых случаях могут пойти ему навстречу.
Чтобы определить период, за который необходимо восстанавливать учет, ориентироваться нужно, как минимум, на три календарных года, предшествующих текущему периоду (именно за этот срок налоговая инспекция может назначить выездную налоговую проверку). Если в налоговой декларации по налогу на прибыль признается убыток прошлых лет, то восстановить данные налогового учета придется и за период, в котором образовался этот убыток.
Обязательно проводится инвентаризация (то есть проверяется наличие) имущества, осуществляется сверка взаимных расчетов с заказчиками и поставщиками, налоговой инспекцией, сотрудниками и подотчетными лицами.
После этого информация обо всех хозяйственных операциях, подтвержденных первичными документами, вносится в электронную базу данных, формируются бухгалтерские и налоговые регистры.
В заключении при необходимости вносятся исправления в сданную бухгалтерскую и налоговую отчетность. Подготовленные корректирующие декларации и расчеты подаются в налоговые органы и внебюджетные фонды. Производится доплата налогов и взносов, уплата штрафов и пени, а в случае обнаружения переплат подаются заявления на возврат или зачет этих сумм. Впоследствии проводится повторная сверка расчетов с бюджетом.
Кому может быть поручено восстановление учета
Восстановление учета может быть возложено на действующих сотрудников бухгалтерии предприятия. Этот вариант является менее затратным в финансовом отношении. Но так как этот процесс достаточно трудоемкий, включающий решение очень разноплановых задач, может пострадать текущая работа бухгалтеров, или, наоборот восстановление учета может затянуться, тем более что у имеющихся специалистов может быть недостаточно опыта подобной работы. Положительным моментом будет то, что более углубленное погружение в учетный процесс поможет сотрудникам бухгалтерии использовать полученную информацию в дальнейшей работе. Часто бывают случаи, когда вновь пришедшие в организацию бухгалтеры начинают свой путь в компании именно с решения задач по восстановлению учета, что позволяет сразу же в комплексе увидеть состояние дел на предприятии.
Специализированные аудиторские компании и бухгалтерские аутсорсинговые фирмы предлагают профессиональные услуги по восстановлению бухгалтерского и налогового учета. Несмотря на более значительные финансовые затраты по сравнению с восстановлением учета своими силами, данный вариант имеет существенные преимущества, в том числе возможность не отвлекать ресурсы от текущей учетной работы. Дело в том, что в профессиональных бухгалтерских и аудиторских организациях разрабатываются особые методики этой процедуры, а работой по восстановлению учета будут заниматься специалисты, имеющие подобный опыт и специальные знания. Они смогут на профессиональном уровне выявить возможные проблемы и дать рекомендации по организации дальнейшей работы бухгалтерского подразделения, в том числе созданию системы внутреннего контроля, чтобы исключить или минимизировать возможные ошибки в будущем.
Для оптимального использования преимуществ обоих вариантов можно использовать их сочетание. Например, на аудиторскую компанию может быть возложен экспресс-анализ состояния бухгалтерского и налогового учета на начальном этапе. Для экономии денежных средств к технической работе по восстановлению отсутствующих первичных документов, в том числе по взаимодействию с контрагентами по этому вопросу, можно привлечь своих как постоянных, так и временных сотрудников: операционистов и делопроизводителей, — при этом не задействуя бухгалтерию.
Когда может потребоваться?
Восстановление учета может потребоваться в предельно сжатые сроки при назначении выездной налоговой проверки или при получении запроса из налоговой инспекции в рамках камеральной проверки. Очевидным наличие проблем в учете становится и при блокировке счетов организации за не сдачу отчетности или при не ожидаемом руководством компании списании налогов, пеней и штрафов с банковского счета. В этих случаях времени на тщательное и точное восстановление бухгалтерского и налогового учета будет категорически не хватать, поэтому рекомендуется заниматься решением этой задачи заблаговременно.
Эта процедура может потребоваться в следующих случаях:
-
При обнаружении некомпетентности сотрудников, отвечающих за ведение бухгалтерского учета, причем необязательно главного бухгалтера, но и линейных сотрудников бухгалтерии.
-
Допущенные ошибки могут вскрыться во время аудиторской проверки, при переходе на бухгалтерское обслуживание в аутсорсинговую компанию или при приеме на работу нового бухгалтера.
-
Если учет в организации не велся совсем. Эта ситуация возможна для вновь созданной организации, в которой не было бухгалтера, а также и в случае, когда после увольнения бухгалтера не получилось оперативно привлечь к работе нового сотрудника. Очень важно обратить внимание на то, что в случае отсутствия учетных данных налоговые органы вправе самостоятельно расчетным путем определить (например, на основании информации о других аналогичных налогоплательщиках) размер налогов, подлежащих уплате в бюджет, соответственно рассчитав и суммы штрафов и пени на основании расчетных величин.
-
При утрате учетных данных по независящим от организации причинам, например, при сбоях и ошибках программного обеспечения, обстоятельствах непреодолимой силы, утрате документов, например, в случае пожара или затопления.
-
Когда изменяется статус компании, восстановление потребуется не из-за ошибок и недочетов, а в силу закона. Если предприятие перестало относиться к малому бизнесу, то оно больше не имеет права использовать упрощенные методы ведения бухгалтерского учета и с начала года должно внести исправления в учет и составить отчетность по общим правилам. Или если организация, применяющая упрощенную систему налогообложения, в течение календарного года превысит лимит выручки, или по другим основаниям потеряет право применять специальный налоговый режим, с начала квартала, в котором это произошло, организация переходит на общий режим и должна восстановить налоговый учет по налогу на прибыль и НДС.
-
В случае внесения изменений в законодательство.
Стоимость услуг по восстановлению учета
Стоимость услуг по восстановлению бухгалтерского и налогового учета индивидуальна и зависит от множества факторов, в частности периода восстановления, применяемой системы налогообложения, количества подлежащих восстановлению разделов учета, объема первичных документов и количества операций в каждом документе, особенностей деятельности организации и срочности работы. При этом денежные средства, вложенные в восстановление учета, обернутся минимизацией риска претензий со стороны контролирующих органов. Во многих случаях специализированная аутсорсинговая компания поможет подобрать оптимальный вариант организации работ по восстановлению бухгалтерского и налогового учета, когда часть работ сотрудники бухгалтерии компании или другие работники готовы взять на себя. Это поможет оптимизировать как затраты труда персонала компании, так и финансовые ресурсы для привлечения сторонних специалистов, чтобы достичь максимальных результатов в согласованные сроки.
Алла Морозова - руководитель направления «Бухгалтерский учёт»