Не секрет, что во многих организациях, функции кадровика и решение вопросов, связанных с выполнением трудового законодательства, возложены на бухгалтера. На рынке труда даже можно обнаружить вакансию ?бухгалтер-кадровик?. Особенно это актуально для малых предприятий.
Несомненно, вопросы оформления кадровых документов и соблюдение требований Трудового Кодекса очень тесно связаны с бухгалтерским учетом в организации и налогообложением. Например, неоформление трудовых договоров с сотрудниками или неправильное заполнение приказов по кадрам, отсутствие положения о премировании приведет к рискам непризнания расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли и финансовым потерям организации при налоговой проверке. Но нельзя забывать и о рисках штрафов при проверке трудовой инспекцией! Поэтому кадровая и бухгалтерская работа должны быть четко согласованы и осуществляться своевременно, добросовестно и на профессиональном уровне. Но возложение обязанностей кадровика на бухгалтера серьезно увеличивает нагрузку на сотрудника и влечет не только увеличение вероятности допущения ошибок, но и неофомление или неправильное оформление документов по трудовому законодательству в силу таких простых причин как нехватка времени и недостаточная квалификация в области кадрового дела.
Руководители организаций, в которых бухгалтерия выполняет функции кадровой службы, должны помнить об этом и уделять должное внимание трудовым и кадровым вопросам.
Какая же минимальная нагрузка дополнительно ложится на бухгалтера, когда на него возложено и ведение кадровых дел?
Кроме традиционно оформляемых бухгалтером платежных и расчетных (или платежно-расчетных) ведомостей, записок-расчетов отпусков, больничных и при увольнении, документов по командировкам, налоговых карточек по НДФЛ и страховым взносам, бухгалтеру необходимо будет самостоятельно оформлять следующие первичные документы по учету труда и кадров:
- штатное расписание,
- табели учета рабочего времени,
- график отпусков,
- приказы на прием сотрудников,
- приказы на увольнение, перевод сотрудников,
- приказы на различные виды отпусков, в том числе, и ежегодный,
- приказы на премирование,
- личные карточки сотрудников,
- личные дела сотрудников.
Все эти документы согласно требованиям законодательства обязательны для оформления и имеют законодательно закрепленные унифицированные формы, которые должны быть заполнены правильно и без изъятий. Иначе налоговых рисков и рисков штрафов трудовой инспекции не избежать.
Так как именно бухгалтер занимается трудовыми вопросами, то на него ляжет и обязанность оформления трудовых договоров со всеми штатными сотрудниками, а также и договоров гражданско-правового характера, если предприятие нанимает подрядчиков - физических лиц. Здесь важно соблюсти требования законодательства по правильному оформлению договоров, включению в них существенных условий договора, которые должны быть отражены в обязательном порядке согласно Трудовому Кодексу РФ. Если должностные обязанности каждого сотрудника прописываются в трудовом договоре в общих чертах, то необходимо еще будет оформить дополнительно отдельные трудовые инструкции по каждой должности. Ну а если на работу принимается иностранец, то объем кадровой работы увеличивается как снежный ком ? необходимо получать разрешение на привлечение и использование иностранных работников, обеспечить получение иностранцами разрешений на работу, уведомлять контролирующие органы об использовании иностранных работников и т.д.. Несоблюдение каждого требования законодательства влечет за собой немалые штрафы, а дополнительно и налоговые риски.
Если же среди сотрудников есть призывники или военнообязанные, то бухгалтеру придется вести еще и воинский учет. Воинский учет заключается в том, что ответственному за его ведение сотруднику организации нужно:
- собирать определенную информацию о работниках, подлежащих воинскому учету;
- в предусмотренных законом случаях сообщать сведения о них в военкомат (или в орган местного самоуправления, если в данной местности нет военкомата).
Как правило, на каждом предприятии есть хоть одно материально-ответственное лицо. Со всеми такими лицами необходимо заключать договор о материальной ответственности. Трудовым законодательством предусмотрено два вида материальной ответственности: полная и ограниченная. Необходимо знать с кем возможно заключение договоров о материальной ответственности и какого вида должен быть такой договор. Поэтому бухгалтер-кадровик будет обязан разработать форму необходимого договора и оформлять его при необходимости.
При всем при этом бухгалтер будет ответственен и за порядок ведения и хранения трудовых книжек на предприятии: нужно правильно и своевременно их заполнять, приобретать новые бланки при необходимости, вести журналы учета, обеспечить должное хранение и контроль.
Также российским законодательством предусмотрены такие мероприятия на предприятии как организация охраны труда, в том числе и аттестация рабочих мест по условиям труда (обязательна для всех предприятий!), и организация защиты персональных данных работников, которые обычно выполняются работниками кадровой службы. Если же эти функции возложены на бухгалтера, то именно ему придется этим заниматься.
Требования законодательства направлены не только на организацию перечисленных работ, но и на необходимость иметь в наличии соответствующие положения. Учитывая особенности трудового и налогового законодательства можно выделить как минимум такие положения как положение об оплате труда и премировании или коллективный договор, положение о защите персональных данных, положение об охране труда, положение о ведении воинского учета. Многие предприятия дополнительно разрабатывают положения об коммерческой тайне, о фирменном стиле, о наборе персонала и другие локальные нормативные акты. Обычно такие положения разрабатываются в тесном контакте или силами кадровой службы.
А еще необходимо следить за соблюдением порядка выплаты зарплаты, компенсационных выплат, удержаний, соблюдением режима труда и отдыха, гарантий работников, правильном и оптимальном архивировании кадровых документов.
Как видим, кадровой работы не мало. И чтобы выполнить все качественно, сотруднику необходимо обладать глубокими профессиональными знаниями в области трудового права и кадрового делопроизводства.
Поэтому учитывая важность правильного оформления документов по труду и кадрам и их полноты, полезен будет взгляд со стороны. При проведении кадрового аудита проверяется правильность оформления документов, их полнота, соблюдение требований законодательства, но кроме этого, сторонний специалист даст независимую оценку нагрузки на бухгалтера ?кадровыми вопросами?, ее адекватность и целесообразность.
Трубникова О.А.
Менеджер по направлению аудит
ЗАО ?Объединенная Консалтинговая группа?