В связи с введением ограничений, связанных с пандемией коронавируса, нашим консультантам всё чаще задают вопросы о переводе сотрудников на дистанционный режим работы, о том, каких сотрудников можно перевести на этот режим, для кого это сделать обязательно, особенно, если на период вводимых ограничений всем сотрудникам (или кому-то из них) запрещено работать по месту нахождения организации.
Всё больше компаний видят преимущества такой организации рабочего процесса, часть работодателей после отмены введенных ограничений сохраняют дистанционный режим работы для своих сотрудников, тем более что снятие ограничений носит временный характер, или предоставляют работникам альтернативу из удаленного и очного режима работы. В пресс-релизе Минтруда от 01 февраля 2022 года сообщалось, что в настоящее время удалённо трудится около 3 миллионов человек. Дистанционный вариант организации работы интересен и для сотрудников, которым, как минимум, не приходится тратить время и деньги на проезд к рабочему месту.
В отношении перевода на удалённый режим работы обязательно нужно изучать региональное законодательство по обеспечению предупредительных мер в связи с пандемией. На территории Санкт-Петербурга обязателен, с учётом некоторых особенностей, перевод на удалённую работу сотрудников и исполнителей по гражданско-правовым договорам старше 60 лет и лиц, имеющих хронические заболевания. Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений 28 января 2022 года рекомендовала всем работодателям на территории России перевести на удаленную работу как можно большее число сотрудников.
В законодательство нет однозначной информации, кого из сотрудников перевести на дистанционный режим работы нельзя. Можно ориентироваться на Указ Президента РФ от 11.05.2020 №316, где перечислены предприятия, на которые не распространяются требования о приостановлении деятельности, в том числе организации непрерывного производственного цикла, аптеки, организации, производящие и реализующие населению продукты питания, медицинские организации, банки и другие. Кроме того, невозможно перевести на удалённую работу тех сотрудников, которые могут осуществлять свою трудовую функцию только по месту нахождения организации, например, рабочих производственных предприятий.
Если на предприятии есть работники, не переведенные на дистанционный режим работы и продолжающие трудиться в помещениях организации, необходимо разработать локальный нормативный акт, в котором предусмотреть все меры, направленные на противодействие новой коронавирусной инфекции, принятые организацией. С этим актом необходимо ознакомить всех очных сотрудников под роспись. На территории Санкт-Петербурга за основу можно взять образцы по видам деятельности, размещённые на сайте СПб ГБУ "Центр развития и поддержки предпринимательства", также можно обратиться к помощи специализированных консалтинговых фирм. Перечень мер включает в себя: измерение температуры сотрудников и посетителей с ведением журналов, проведение уборки помещений и дезинфекции поверхностей в соответствии с разработанным графиком, обеспечение работников средствами защиты органов дыхания (маски, респираторы, защитные экраны), перчатками, кожными антисептиками, а также своевременное выявление и изоляция сотрудников с симптомами ОРВИ. Желательно стимулировать иммунизацию сотрудников от COVID-19.
В соответствии с изменениями, внесёнными в Трудовой Кодекс в связи с пандемией коронавируса 8 декабря 2020 года (см. статью 312.9), сотрудников стало возможно переводить на дистанционный режим работы принудительно в ситуациях, когда существует угроза жизни и здоровью людей. Также предусмотрен перевод на основании распоряжения органов власти. До внесения указанных изменений перевод на "удалёнку" был законен только в случае согласования этого условия в трудовом договоре с сотрудником.
Так как перевод на дистанционную работу в связи с чрезвычайными обстоятельствами не является постоянным, и работники будут возвращены на очный режим работы после их окончания, нет необходимости составлять дополнительные соглашения к трудовым договорам. В таком случае в организации разрабатывается и утверждается локальный нормативный акт, в котором необходимо указать причины и обстоятельства, в результате которых осуществляется перевод работников на дистанционный режим работы, перечень работников, подлежащих переводу, срок (указываются конкретные даты или делается ссылка на момент окончания чрезвычайных обстоятельств), порядок и условия предоставления работодателем и использования работниками необходимого оборудования и программного обеспечения, размеры и сроки выплат в связи с эксплуатацией работниками личного имущества для выполнения трудовой функции, режим труда и отдыха, порядок, способы и время связи с работодателем, составления и отправки отчётов о работе руководителям.
Если перевод невозможен по каким-то причинам, но и работать очно сотрудник не может в связи с чрезвычайными обстоятельствами, то время отсутствия работника на рабочем месте будет считаться простоем по причинам, не зависящим от воли сторон, и будет подлежать оплате работодателем в размере не менее 2/3 от оклада.
Чтобы избежать конфликтных ситуаций с работниками и с контролирующими органами, рекомендуется составлять любые документы, связанные с переводом сотрудников на дистанционный режим работы, с учётом требований действующего законодательства, как федерального, так и регионального (последнее особенно важно в период пандемии), разъяснений Роспотребнадзора и Министерства Труда, складывающейся судебной практики, для чего может потребоваться консультация юристов и специалистов по кадровому делопроизводству.
Алла Морозова - руководитель направления « Расчет заработной платы и кадровое делопроизводство»