Бытует мнение, что чаще всего к услугам по аутсорсингу бухгалтерского учета прибегают маленькие компании: небольшой объем работ, невыгодно держать штатного бухгалтера, а приходящий – не всегда надежно. Вместе с тем последние несколько лет мы на практике наблюдаем уверенную тенденцию перехода на аутсорсинг компаний среднего бизнеса. Приходят они к нам за комплексным ведением бухгалтерского учёта и /или за передачей на аутсорсинг функций по расчету заработной платы и ведения кадрового делопроизводства. Сегодня я бы хотела остановиться подробнее на втором направлении.
На сайте любой аутсорсинговой компании, которая оказывает подобные услуги, вы найдете описание всех выгод, которые потенциальный заказчик может получить. Это и компетентный специалист по заработной плате и кадрам, которого вам не нужно искать самостоятельно, а еще его нет необходимости контролировать, так как все внутренние процессы аутсорсер настраивает и контролирует сам; такой специалист «не уходит» в отпуск (всегда есть замена); как правило, услуга стоит меньше, чем расходы на заработную плату и содержание штатного бухгалтера и т.д., и т.п.
Конечно, возникает вопрос: если все так замечательно и выгодно, почему есть компании, которые принципиально не пользуются услугами аутсорсинга? Причины, по нашему мнению, заключаются в том, что руководители компаний зачастую не чувствуют такую услугу безопасной для себя.
Опасение №1: конфиденциальность данных. Понятно, что участок по расчету заработной платы связан как с хранением довольно большого объема персональных данных сотрудников, так и с доступом к суммам и размерам окладов, премий и иных вознаграждений. Многие руководители опасаются утечки информации. Однако, по нашему опыту, вероятность того, что утечка произойдет утечка информации больше в самой компании при наличии штатных бухгалтеров, чем в компании – аутсорсере. Объясню, почему. Аутсорсер не имеет заинтересованности в этой информации или ее передаче, для него – это просто данные для выполнения работы, которые он, к тому же, должен хранить в соответствии с внутренними регламентами безопасности и разграничения доступа.
В нашей компании мы предусматриваем алгоритмы доступа к персональным и иным конфиденциальным данным заказчика для разных сотрудников, участвующих в процессе оказания услуги по расчету заработной платы и ведению кадров; разработали систему хранения такой информации и ее архивирования для исключения потери баз данных. Таким образом, наши заказчики имеют гарантии того, что вся работа с конфиденциальной информацией будет регламентирована, и точно не возникнет риск, какой может получить заказчик в своей компании, если кто-то из его сотрудников решит затеять внутренний конфликт из-за заработной платы, получив ту или иную информацию от бухгалтерии.
Опасение №2: отсутствие контроля за действиями бухгалтера на аутсорсинге.
Очевидно, что одно из самых больших опасений руководителя, которое зачастую мешает ему передать бухгалтерию на аутсорсинг, это непонимание, как бухгалтер «может не находиться рядом?». То же самое можно применить и к бухгалтеру по расчету заработной платы и КДП. Вместе с тем современные средства автоматизации позволяют решить этот вопрос. Так, например, заказчику может быть предоставлен ограниченный доступ в систему, в которой рассчитывается заработная плата - «смотри, но не вноси изменения»; для удобства взаимодействия для каждого заказчика может быть открыт личный кабинет, в котором настаиваются бизнес-процессы по приему, увольнению сотрудников, предоставлению отпусков и т.п.
В своей компании мы используем личные кабинеты на базе «Битрикс24», что обеспечивает легкость доступа и удобство обмена документами. При этом (что важно), доступ к личному кабинету имеют назначенные руководителем сотрудники заказчика (ограниченный, контролируемый самим заказчиком круг лиц), и ответственные сотрудники аутсорсера, которые непосредственно оказывают услугу. Это также позволяет поддерживать конфиденциальность.
Кроме того, такая модель работы снижает абсолютную зависимость от аутсорсера. Если по каким-то причинам руководитель компании-заказчика решит отказаться от услуг аутсорсинга, то вся базы по расчетам и кадровые документы в электронном виде могут быть переданы заказчику незамедлительно. И, конечно, стоит добавить, что услуга по расчету заработной платы комплексная, то есть включает в себя не только сам расчет заработной платы по любым системам оплаты труда, но и подготовку и сдачу в ФНС всех расчетов по налогу на доходы физических лиц, социальным взносам, а также консультации по расчетам и работе с кадровыми документами.
Для кого подходит такая услуга? По нашему мнению к услуге по расчету заработной платы стоит обращаться, если в вашей компании от 30 сотрудников, либо меньше, но используется сложная система оплаты труда. В остальных случаях с функциями по расчету заработной платы может справляться и главный бухгалтер.
Напомню, что мы продолжаем бесплатное консультирование и помогаем рассчитать экономическую эффективность частичного использования аутсорсинга в вашей бухгалтерии. В результате вы сможете определиться, будет ли аутсорсинг выгоден именно для вашего бизнеса. Консультации бесплатные, но по предварительной записи любым удобным способом:
заполните форму обратной связи на сайте,
позвоните по телефону: +7 (812) 770-47-36,
напишите нам в WatsApp: +7 (921) 764-54-40.
Алла Морозова, руководитель направления «Бухгалтерский учёт» Объединенной Консалтинговой Группы (ОКГ)