Алла Морозова, руководитель направления «Бухгалтерский учёт» ОКГ отвечает на популярные вопросы об аутсорсинге. Интервью поможет вам разобраться, почему всё больше компаний «отдают» бухгалтерский учёт и понять, подходит ли вам такая схема работы.
Вопрос: В чем плюсы передачи бухгалтерского учёта на аутсорсинг? Чем это лучше, чем бухгалтер в штате?
Ответ: В первую очередь, это, конечно, уровень профессионализма. Бухгалтер на аутсорсинге всегда более опытен, чем штатный бухгалтер. Например, наши сотрудники ежедневно сталкиваются с громадным диапазоном вопросов и проблем, которые нужно грамотно решить — объем знаний у бухгалтера на аутсорсинге, объективно, шире. Кроме того, наши бухгалтеры регулярно проходят обучение, их знания так же регулярно проверяются, слабые места быстро выявляются, корректируются — и это одно из ярких преимуществ перед штатной бухгалтерией. Конечно, есть компании, где руководство готово инвестировать в непрерывное обучение своих бухгалтеров, проводить регулярные тестирования бухгалтерских групп, но их совсем немного, поскольку это просто дорого.
Вторая причина, по которой наши клиенты выбирают консалтинг — это экономическая выгода. Сегодня в подавляющем большинстве случаев аутсорсинг бухгалтерского учёта выгоднее, чем штатный бухгалтер. Мы постоянно просчитываем заранее, а потом проверяем на практике экономию для различных типов компаний, и всегда она составляет 20-30 %.
Вопрос: Можно ли передавать на аутсорсинг не весь бухгалтерский учёт, а только его определённые участки?
Ответ: Да, можно. Сейчас довольно популярна услуга «Расчет заработной платы и кадровое делопроизводство», и это вполне объяснимо. Если брать весь бухгалтерский учёт, то зарплатный блок стоит отдельно, обособленно. Часто, несмотря на то, зарплату начисляет отдельный специалист, главный бухгалтер всё равно вынужден администрировать этот участок работы и тратить достаточно много времени на контроль, проверку, консультирование. Главные бухгалтеры всё чаще с удовольствием отдают функции расчета заработной платы и КДП на удалённое бухгалтерское обслуживание, поскольку компания, которая берет этот участок на обслуживание, полностью его ведет «под ключ» и несёт материальную ответственность за всю свою работу.
Вопрос: Можно ли передать на аутсорсинг частично функции главного бухгалтера?
Ответ: Это тоже популярная консалтинговая услуга для компаний, у которых много первичной документации. Мы её реализуем так: у клиента в офисе остаётся обычный бухгалтер, который занимается несложной рутинной работой: оформляет первичку для клиентов, заводит её в базу, оформляет платёжные поручения, иногда, если количество сотрудников небольшое, рассчитывает зарплату. А уже мы осуществляем функцию главбуха: организуем работу клиентского бухгалтера, контролируем эту работу, составляем отчетность, рассчитываем налоги, взаимодействуем с УФНС, консультируем клиента.
Вопрос: Какова технология работы бухгалтеров на аутсорсинге?
Ответ: Всё начинается с заключения договора, после чего клиенту назначается бухгалтер-консультант, который, по сути, будет главным бухгалтером. Наш клиент взаимодействует с ним по всем бухгалтерским, налоговым и иным вопросам. У бухгалтера-консультанта есть помощники: специалисты, которые заносят первичку, делают платёжки, начисляют зарплату, подгружают ведомости на зарплату в банк. Чтобы увеличить скорость работы, исключить ошибки и человеческий фактор мы используем различные автоматизированные решения.
Обмен документами может происходить по различным, удобным на наших клиентов схемам: в системе электронного документооборота, с помощью электронной почты и т.д. В те компании, где слишком много первички, и некому заниматься сканированием и обработкой, мы с оговоренной периодичностью присылаем курьера, который привозит документы нам. Мы их обрабатываем, подшиваем и возвращаем правильно оформленную документацию в брошюрованном виде.
В прошлом году мы внедрили новый способ взаимодействия с клиентами через личный кабинет в системе «Битрикс-24». Посредством этого решения происходит обмен документами, а также клиент может ставить задачи своему бухгалтеру. Наши клиенты оценили удобство такого взаимодействия, тем более, что никаких дополнительных расходов подключение сервиса не требует.
Вопрос: Как сохраняется конфиденциальность при аутсорсинге бухгалтерских услуг?
Ответ: В нашей компании работает жёсткая многоуровневая система информационной безопасности и контроля для того, чтобы не допустить возможности проникнуть на наши сервера. Также происходит ежедневное резервное копирование всех баз данных 1С, чтобы данные клиентов не были утеряны даже в случае форс-мажорных ситуаций. Кроме того, со всеми клиентами мы заключаем договор о конфиденциальности, где прописана наша ответственность. За все 28 лет работы компании ни одного случая нарушения конфиденциальности не было.
Вопрос: Несёт ли компания материальную ответственность за ошибки?
Ответ: Официальный договор содержит обязательный пункт о материальной ответственности. В случае если по нашей вине у клиента возникли штрафы или пени, мы компенсируем эти затраты.
Вопрос: Есть ли у вашей компании отраслевая специализация, или вы берете на обслуживание любые организации?
Ответ: Мы понимаем специфику каждой отрасли и выделяем клиентам бухгалтеров-консультантов, имеющих знания и отраслевой опыт.
Также для нескольких отраслей у нас есть специальные эффективные решения, например, для IT-компаний с иностранным капиталом. Это пакетные предложения по комплексному обслуживанию, которые помимо бухгалтерского учёта включают управленческий учёт, налоговое консультирование, юридическую поддержку, кадровое делопроизводство.