Поговорим об управленческом учете: нужен ли он небольшим компаниям?

13.02.2023

На примере своих Клиентов по бухгалтерскому учету мы можем судить об отношении современных руководителей к услуге управленческого учета. Некоторые заказывают управленческий учет даже для небольших компаний, а кто-то считает это излишеством, так как информация по платежам всегда доступна из выписок банка, и посчитать доходы и расходы можно в любой момент. Итак, сегодня я хочу рассказать, в чем польза управленческого учета, и каким компаниям он жизненно.

Небольшим компаниям, например, не нужно ставить отдельную управленческую систему с целым набором финансовых показателей и возможностью создавать разные отчеты. Но организовать «свой» управленческий учет с 2-3 регулярными отчетами очень даже полезно. Аргументы? – пожалуйста:

• Имиджевый: полагаем, что опираться на данные управленческого учета при принятии решений – это признак осознанной и успешной компании;

•  Эмоциональный: бывают ситуации, когда руководитель делает очередной шаг, исходя из критериев «хорошо/плохо», «нравится/не нравиться», в результате – ошибка и неуспех. Данные управленческого учета позволят думать осознанно и корректно, а это, совершенно точно, даст возможность сказать себе и другим «мы – молодцы, все правильно сделали».

•  Рациональный: точность, полнота и актуальность финансовых данных – один из важнейших факторов для принятия решений руководителем, анализ таких данных позволяет не только работать в том же темпе, который уже достигнут, но и принимать решения об оптимизации расходов, инвестициям в развитие, и не делать ошибок, которые сами по себе не проходят. Ошибка в планировании финансов может поставить под угрозу    весь бизнес.

Несколько лет назад к нам обратился Заказчик с задачей провести проверку его финансово-хозяйственной деятельности, т.к. выручка от продажи товаров и сопутствующих услуг была постоянной, а вот денег на расходы становилось все меньше, так что в какой-то момент перестало хватать на выплаты поставщикам. Задача решалась просто: оказалось, что кредиты и лизинг тянут компанию на дно, а все потому, что не был спланирован бюджет доходов и расходов и денежных потоков. Если бы руководитель видел картину по финансам хотя бы в разрезе месяца или квартала, то можно было бы понять тенденцию на рост расходов по обслуживанию заемных средств и отказаться от покупки очередной машины или дорогостоящего ремонта офиса.   

Из этой же категории вопросы от некоторых Клиентов: бухгалтер принес баланс, там прибыль, а денег на выплату дивидендов нет, почему?

Как только у вас появились такие вопросы, или в какой-то момент вдруг не хватило денег на зарплату сотрудников или погашение долга поставщику – значит, настал тот момент, когда нужно браться за управленческий учет.

Только на первый взгляд кажется, что   это сложная и неподъемная задача. Мы постарались сформулировать несколько главных правил, которых нужно придерживаться при постановке управленческого учета:

1) По возможности автоматизируйте управленческий учет: можно использовать отдельные блоки к 1С. Если такой возможности нет, то постройте базовые отчеты (а о том, какие они должны быть, мы поговорим далее) в Excel.

2) Не обойтись без финансовой грамотности: почитайте статьи, посмотрите обучающие видео, сходите на семинар или мини-курсы по управленческому/финансовому учету;

3) Сформируйте удобные и понятные для вас формы управленческой отчетности.

К базовым относят следующие:

- отчет о движении денежных средств: показывает все денежные операции (поступления и расходы);

- отчет о прибылях и убытках: показывает, сколько компания прибыли за определенный период;

- управленческий баланс: отражает фактические активы и обязательства компании;

4) Определите источники информации для управленческого учета: обычно, берут проводки из 1С, особенно в части движения денежных средств. Если – по каким-то причинам – есть данные, которые вы хотите видеть в управленческом учете, но их нет в 1С – назначьте ответственного и сроки, в которые эти данные будут заноситься в «управленку». Например, группа состоит из юридического лица и индивидуального предпринимателя, понятно, что ИП может и не вести полноценный бухгалтерский учет, а, значит, для оценки общего результат работы группы данные по ИП нужно также учитывать;

5) Установите сотрудника, отвечающего за правильность и полноту учетных данных. Финансовая дисциплина очень важна, без этого, вряд ли у вас получится, настроить управленческий учет.

На какие вопросы вы сможет получить ответы, когда система управленческого учёта «заработает»:

- в каких активах находятся деньги? (например, в запасах товаров или в дебиторской задолженности);

- какую максимальную скидку можно дать покупателям, чтобы не потерять существенно в рентабельности;

- сколько товаров/материалов должно быть на складе;

- какие у вас задолженности перед поставщиками и когда их следует оплатить;

- целесообразно ли брать кредит/заем и на какой срок;

- можно ли вывести деньги на уплату дивидендов или какие-то инвестиции и т.д.

Согласитесь, такие вопросы возникают у каждого предпринимателя, а вот ответить на них корректно могут не все.

Чтобы понять, нужен ли компании управленческий учет, задайте себе вопрос «зачем?» - ответ на него и будет решением, заниматься ли управленческим учётом.

Если говорить о том предпринимателе, о котором мы рассказали ранее в своем примере, то ему управленческий учет был нужен для контроля за расходами и денежными потоками. Своевременный анализ доходов /расходов и планирование денежных потоков позволили начать исправлять ситуацию в лучшую сторону и погашать кредиты.

Еще один Клиент – предприниматель с маленьким бизнесом (годовая выручка до 15 млн. руб.) долгое время вел учет долгов перед поставщиками и сотрудниками вручную, в своем блокноте.

Было все просто и понятно: работать только по предоплате, вести учет всех отгрузок, отслеживать поступление денег. Только в какой-то момент для продолжения работы с покупателями нужно было давать рассрочку платежей, цены на товар у поставщиков стали «прыгать», а для увеличения продаж нужно было нанимать сотрудников. Вот тут и встал вопрос об «управлёнке». Зачем? – чтобы контролировать долги и управлять денежным потоком.

Как только вы поймёте, что управленческий учёт – это именно то, что поможет принимать решение и двигаться дальше, принимайтесь за его организацию.      

В следующих статьях мы обсудим, для чего нужен каждый управленческий отчет, поговорим о том, почему бухгалтерский баланс не может служить заменой управленческому, и разберем примеры из практики бизнесменов, которые не думали об управленческом учете, но вынуждены были к нему прийти.

Если же вы так и не решитесь самостоятельно взяться за настройку управленческого учета, то мы будем готовы оказать вам эту помощь в любом формате (вести учет на постоянной основе, или разработать необходимые формы, или организовать учет и научить ваших сотрудников формировать управленческие отчеты).

Елена Дубинянская, руководитель отдела аудита и финансов Объединенной Консалтинговой Группы (ОКГ), старший партнер

ЗАКАЗАТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ